在当今数字化浪潮中，电子凭证的发展正迎来全新的变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到行业发展的趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一颗璀璨的新星，为企业的电子记录保存带来了新的希望与可能。
电子凭证管理市场新态势
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。这一趋势不仅有利于优化企业的管理流程，更能突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。想象一下，在传统模式下，会计人员需要花费大量的时间和精力去处理各种纸质凭证，而如今，电子凭证的全流程无纸化让这一切变得简单高效。同时，它还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，其数字化程度直接影响着企业的财务管理水平。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。在当前经济环境下，企业对于电子记录保存的需求日益增长，电子凭证数字化转型显得尤为必要。
企业电子凭证管理痛点剖析
许多企业在电子凭证管理过程中遇到了诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，他们需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足企业的管理要求。
另一家企业COMMUNE幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，企业急需一种有效的解决方案来解决电子记录保存的难题。
合思档案整体解决方案策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，真正实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。
通过打破数据壁垒，合思档案实现了数据的流畅流通和共享。它采用先进的技术手段，实现了自动化的处理流程，大大提高了电子记录保存的效率和准确性。企业无需再为繁琐的人工操作而烦恼，合思档案就像一位智能的财务助手，为企业的财务管理保驾护航。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图十分强大。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，它包括外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）。通过这些先进的技术手段，能够快速、准确地采集电子凭证信息，为后续的处理提供坚实的基础。
预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保电子凭证在归档前得到妥善的处理和管理。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，保证了档案的安全和规范。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
财务档案“采制管用”全生命周期管理实现了全流程的合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，提高了采集的效率和准确性。档案制档为智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保了档案的质量和规范性。档案管理是精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全和可追溯性。档案利用包括多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便了企业对档案的使用和管理。
合思档案竞争优势凸显
合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。自动化归档告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本为675元，年节约档案室成本为14,235元，年节约人力成本为24,000元，年总节约成本高达338,910元。这充分体现了合思档案在成本节约方面的巨大优势，能够为企业带来实实在在的经济效益。
同时，合思档案在合规性保障方面也表现出色。它严格遵循国家相关法律法规和标准要求，确保电子记录保存的合法性和规范性。企业无需担心因合规问题而带来的风险，能够更加安心地使用合思档案进行财务管理。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一数据充分证明了合思档案能够为企业提高工作效率、降低成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些成功案例为其他企业提供了有力的参考，展示了合思档案在电子记录保存方面的强大实力。
合思服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有一支专业的研发团队，不断投入研发资源，确保产品的技术领先性和稳定性。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的本地化服务。同时，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，让更多的企业能够享受到合思的优质服务。
电子凭证数字化转型是时代发展的必然趋势，合思档案在这一进程中发挥着至关重要的作用。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
