合思档案：解锁企业财务档案管理新境界

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面犹如身处迷雾之中，面临着重重痛点。企业高管们头疼不已，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于存储和维护，而且占据了大量的物理空间。更让人无奈的是，这些档案数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则深陷繁琐的工作泥潭，需要手动逐一匹配和核对海量的档案数据，每一个数字、每一张票据都要经过他们的仔细审查，工作枯燥乏味且效率低下。业务人员在报销过程中也备受困扰，纸质票据的留存和上交流程繁琐复杂，不仅浪费时间，还容易出现票据丢失等问题。

除了这些显而易见的问题，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出需要大量的耗材，如纸张、油墨等，档案室和档案柜的购置和维护也需要不菲的费用。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用，这无疑是一种资源的浪费。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易受到不可抗力的影响，如火灾、水灾等，一旦发生意外，企业的档案资料可能毁于一旦，给企业带来巨大的损失。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票的管理要求特殊，企业需要专业的电子会计档案管理平台来应对这一变化。在推行数字化的过程中，企业虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业的全面数字化进程。

面对这些困境，合思档案解决方案应运而生，犹如一盏明灯，为企业照亮了财务档案管理的前行道路。

整体方案：多元定制开启档案管理新纪元

合思档案提供了一套全面而领先的解决方案，包括标准的单套制解决方案和六大场景解决方案。它就像一个万能钥匙，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多独特优势。它可以实现便捷调阅，无需打印纸质档案，大大节省了纸张成本和时间。混序归集免组装的特点，让档案管理更加高效。该平台涵盖了电子档案和纸质档案的管理，无论是发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案，还是自定义档案、实物备查解决方案等纸质档案，都能进行有效的管理。

大数据解决方案更是强大无比，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够在秒级完成查询。档案扩展解决方案可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不断变化的需求。

费控系统能够连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统，实现跨系统的数据共享和协同。业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，智能检测财务档案证据链的完整性，为企业的财务安全保驾护航。

核心功能：科技赋能铸就档案管理利器

合思档案的核心功能亮点突出，在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面展现出独特的优势。

多源采集方面，它支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于零散会计资料，它提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案管理更加高效。通过字段映射，让查阅更加便捷，完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行多档案类型的业务字段映射。同时，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的真实、完整、安全、可用。

档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建和表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则和流水号重置规则。

档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还有多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。

用户收益：降本增效释放企业发展活力

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。在降本增效方面，它可以节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档的繁琐。

合规管理方面，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，支持档案全生命周期管理闭环，为企业的合规运营提供了有力保障。

在提升数据利用价值方面，合思档案让数据“活起来”。它真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。

不同角色在使用合思档案后也能获得不同的收益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，实现降本增效。归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，便于监控和分析。外部审计人员可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，大大提高了审计工作的效率。

典型场景：精准适配满足企业多样需求

合思档案在不同典型场景下都有出色的应用。在企业日常运营场景中，员工出差、招待后的报销流程变得更加便捷。他们无需留存和上交纸质票据，合思档案可以实现电子票据的自动采集、验签、解析和归档，让报销变得轻松愉快。

在财务审计场景下，审计人员可以通过合思档案系统实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

对于集团型企业，合思档案可以实现共享中心统建，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化。它解决了档案管理流程复杂、标准不统一等问题，让集团型企业的档案管理更加规范和高效。

在多系统数据互联场景中，合思档案可以打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等数据，统一储存、标准和管理。它实现了业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，为企业的数字化转型提供了有力支持。

成功案例：实力见证彰显卓越品质

众多客户的成功案例证明了合思档案的有效性和实用性。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，凭证自动化率达到91.6%，实现了业务的快速扩张和效率的大幅提升。

徐福记多地连锁门店、70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团实现了无纸化办公，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

还有一家年单据量2.6亿的企业，使用合思档案后实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低。

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