合思档案：破解企业财务档案管理难题，开启数字化转型新征程

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。相关政策规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补足。

数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大而头疼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理工作耗时耗力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员出差、招待后的报销纸质票据流程繁琐，浪费了大量时间。同时，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。

那么，企业该如何应对这些难题呢？合思档案为企业提供了一套全面的解决方案。

多元方案 精准适配企业需求

合思档案作为解决企业财务档案管理痛点的得力助手，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

强大功能 助力档案高效管理

• 多源采集 灵活获取数据
  合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业灵活采集数据。

• 智能制档 减少人工干预
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理 精细权限管控
  档案管理包括权限管理和精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。此外，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用 实现深度融合
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点 凸显独特优势

• 合规护航 符合政策要求
  合思档案符合国家政策要求，其电子会计档案合规性管理满足国家相关政策规定，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等，实现归档即合规。

• 自动高效 提升管理效能
  它具备强大的自动化能力，100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率。

• 降本增效 节约企业成本
  合思档案能够为企业带来显著的降本增效。它可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

• 灵活迭代 应对市场变化
  合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化。自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。

价值体现 赋能企业发展

• 高管决策 数智转型助力
  对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 财务人员 提高工作效率
  对于归档员/财务人员而言，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计 便捷高效沟通
  对于外部审计来说，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

• 企业整体 实现数据价值
  对企业整体而言，合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 见证应用效果

• 企业档案调阅 精准高效查询
  在企业档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。电子票据查询在这个场景中变得更加便捷高效，用户可以快速定位所需的电子票据信息。

• 数电票管理 全流程自动化
  在数电票管理场景中，数电票解决方案实现多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。电子票据查询功能贯穿整个流程，方便企业实时掌握数电票的状态。

• 实物档案管理 线上线下关联
  在实物档案管理场景中，实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。实物档案全流程管理定位，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。电子票据查询可以帮助企业快速关联实物档案中的电子票据信息。

• 大数据管理 释放数据价值
  在大数据管理场景中，大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制。电子票据查询在大数据管理中能够更快速地获取相关电子票据数据，为企业决策提供有力支持。

成功案例 彰显实力

• 某企业 实现业财一体自动化
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。例如，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

• 重型装备制造商 标准化管理成效显著
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业 节省成本提升效率
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团 简化流程提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 铸就差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，荣获福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

它具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，实现100%自动归档，最大程度地减少人工介入。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。其解决方案涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案以及自定义档案、实物备查解决方案等，还包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案等多个方面。

同时，合思档案的“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。

合思档案能够帮助企业解决财务档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型的价值。它助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。能够为企业节约成本，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，实现业财一体、管理自动化、流程精简，帮助企业释放档案数据价值，提升企业效益。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代，不断提升自身的功能和性能，以更好地适应企业不断变化的需求。它将进一步加强与各类业财系统的连接和整合，为企业提供更加全面、高效的财务档案管理解决方案，助力企业实现更高水平的数字化管理。

如果你还在为企业的财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，它将为你提供专业、全面、高效的解决方案，帮助你实现降本增效、合规经营和数字化转型的目标。现在就可以免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，开启企业财务档案管理的新篇章。