在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业档案管理难题也日益凸显。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂、存储空间占用大的困境，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥且繁琐。业务人员在报销过程中，纸质票据的留存和上交流程也十分繁琐，耗费大量时间。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；更面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套自动化发票解决方案，帮助企业轻松应对档案管理难题。
合思档案：全方位解决方案铸就卓越管理
合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，为企业提供了全方位的档案管理支持。该解决方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于不同角色而言，合思档案的解决方案具有显著的价值。CEO/高管可以通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力决策数智化，实现降本增效。归档员/财务人员能够提高工作效率，实现档案数据同源和全流程透明流转，轻松完成档案管理工作。外部审计人员则可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。
单套制解决方案更是合思档案的一大亮点。它实现了业务及管理流程的便捷调阅不打印、混序归集免组装，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，会计档案无需打印即可应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。此外，档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
核心功能优势：专业独特彰显卓越实力
合思档案的核心功能与优势充分体现了其专业性和独特性，为企业提供了一套高效、智能的自动化发票解决方案。
多源采集功能是合思档案的重要基础。它支持接口互联和手动采集两种方式。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。在手动采集方面，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，该功能还具备关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化。字段映射功能可以让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。
档案管理功能方面，合思档案具备权限管理和档案目录灵活扩展的特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。
实际案例见证：卓越成效助力企业发展
合思档案的自动化发票解决方案在不同企业的应用场景中取得了显著的实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。销售订单等不打印，送货单等打印，导致纸电混合管理混乱；总分公司查找会计凭证耗费时间长，年用纸张多。合思档案为该企业提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，业务+财务数据穿透联查，企业成本显著降低。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求、会计档案管理制度标准化，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票等存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，减低了财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业联系咨询。如果您想亲身体验合思档案自动化发票解决方案的卓越魅力，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新篇章！
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