在时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以惊人的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如明亮的信号灯，清晰地昭示着电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同即将被攻克的最后一公里难关，即将全面解决。电子凭证数字化转型的列车正加速前行，全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这一充满机遇与挑战的变革时期，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度探索与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这不仅是合思对行业发展的有力回应，更为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料，吸引着众多企业的关注。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，犹如红枣行业中一颗璀璨的明星。它成立于1992年，经过多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，在全国开设了400多家门店，拥有18家归档主体，2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。如此庞大的业务规模，无疑彰显了好想你在红枣行业的重要地位。
然而，随着企业的不断发展壮大，好想你也面临着一系列档案管理方面的业务痛点。在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一份发票都需要认真查验，每一张回单都需要精准匹配。这是一项繁琐而又细致的工作，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况，而一旦档案遗失，后续的查找和弥补工作更是难上加难。
此外，纸质档案的管理方式也存在着诸多弊端。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，往往无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的需求。在企业的日常运营中，有时需要紧急查阅某一份档案，但由于纸质档案管理的不便，可能会导致信息获取不及时，从而影响企业的决策效率和业务开展。文档归档规范在这样的管理模式下，很难得到有效的执行和保障。
合思妙方破解档案难题
面对好想你在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套切实可行的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思通过先进的技术手段，打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在合思档案平台上，财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关数据。以往需要花费大量时间和精力进行核对的数据，现在只需轻轻一点，就能快速准确地呈现出来。这不仅有效提升了财务人员的工作效率，还确保了数据的准确性和一致性，使得文档归档规范能够得到更好的落实。
自动组装，审计便捷。合思档案平台实现了档案的自动组装功能。在进行内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这样的审计方式大大提升了审计效率，减少了审计过程中的繁琐环节。审计人员可以更加快速、准确地获取所需的档案信息，对企业的财务状况进行全面、深入的审查。同时，自动组装功能也使得档案的整理和归档更加规范，符合文档归档规范的要求。
实物高效管理。合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。即使是在庞大的档案库中，也能迅速找到所需的档案。这种管理方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险，为企业的档案管理提供了更加安全、可靠的保障，进一步强化了文档归档规范。
显著成效见证方案价值
在采用合思的解决方案后，好想你在档案管理方面取得了显著的成效。
人工耗时大幅减少。通过合思档案平台的自动化功能，好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的档案整理、核对和归档工作，现在由系统自动完成，大大减轻了工作人员的负担。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。
管理耗时显著降低。在总部接收档案方面，减少了80%的管理耗时。档案的传输和接收变得更加高效、便捷，总部能够及时获取各分支机构的档案信息，实现了档案管理的集中化和规范化。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程更加简化，借阅者可以通过系统快速申请借阅，管理人员也能及时审批和处理，提高了档案的利用率。
综合成本预计减少。经过一段时间的使用，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、管理效率的提高以及档案遗失和损坏风险的降低。这些实实在在的成效，充分证明了合思解决方案的价值，也为企业的可持续发展提供了有力的支持。文档归档规范在合思方案的实施下，得到了有效的贯彻和执行，企业的档案管理水平得到了质的提升。
合思档案引领未来趋势
合思档案平台具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让档案管理变得更加轻松、高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以通过平台实时了解档案的状态和使用情况，为决策提供有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，数字化转型已成为企业发展的必然选择。合思档案有助于企业实现数字化和绿色化协同转型，不仅提高了企业的运营效率，降低了成本，还符合国家环保政策的要求，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择了合思，通过合思的解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这些成功的案例充分证明了合思的实力和可靠性。
如果您的企业也面临着档案管理方面的困扰，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，即可亲身体验合思档案平台的强大功能，让您的企业在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
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