在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕。截至2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，全面数字化应用的道路并非一帆风顺，企业面临着多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业深挖净利润，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供有力的解决方案。在费用控制管理方面，合思有着独特的优势和卓越的能力。
世界500强旗下教育服务品牌的财务困境迷局
某世界500强旗下教育服务品牌，在业务不断拓展的过程中，财务数字化方面的问题逐渐凸显，陷入了费用控制管理的困境。
企业内部业务系统和财务系统众多，且各自独立运行，就像一个个信息孤岛。数据无法实现互通共享，结构化数据的提取变得异常困难。在处理电子发票时，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。这不仅增加了企业的运营成本，也不符合当下绿色办公的理念。
实物存档方面，该企业面临着诸多问题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业因此面临着合规风险。一旦出现档案损坏或丢失，可能会影响企业的财务审计和合规检查。
在日常的财务操作中，不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，需要耗费大量的时间和精力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这使得企业在费用控制管理方面效率低下，难以实现精细化管理。
合思针对性解决方案破局之道
面对该教育服务品牌的财务困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的费用控制管理提供了破局之道。
合思的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口超过40种，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入。这意味着企业无需进行大规模的系统改造，就可以轻松接入合思的平台，实现档案的应收尽收。
在接口传输方面，合思支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式。企业可以根据自身的实际情况，选择最适合的传输方式，确保档案数据的准确和及时。
自动归档功能是合思解决方案的一大亮点。它具备智能组单、四性检测等功能，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。在费用控制管理上，实现了全流程的自动化和智能化，大大提高了工作效率。
合思的会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。无论是哪种类型的档案，都能在合思的平台上得到妥善的管理。
合思解决方案显著成果见证
合思的解决方案为该教育服务品牌带来了显著的成果，在费用控制管理方面取得了巨大的突破。
该企业年均60万 + 的会计凭证和36万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分体现了合思解决方案在费用控制管理方面的强大能力，能够帮助企业在不增加过多人力成本的情况下，实现业务的快速发展。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。这一系列数据表明，合思在费用控制管理方面发挥了重要作用，为企业的数字化转型提供了有力支持。
合思解决方案优势与未来展望
合思解决方案在费用控制管理方面具有诸多优势。它是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等27项主要功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。财政部电子凭证会计数据标准试点加速了企业会计凭证数字化转型的进程，企业应主动适应这一趋势。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
在未来，电子凭证数字化转型将为企业带来更多的机遇和挑战。合思将继续发挥自身的技术优势和服务优势，不断优化解决方案，为企业提供更加优质的服务。
如果你所在的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，了解合思如何为你量身打造解决方案，开启财务数智化新征程。现在还可以免费试用，亲身体验合思在费用控制管理方面的强大功能。
