在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型中也面临着诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，员工约2400人，拥有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。然而，随着企业的发展，动力源在财务数字化方面的需求愈发迫切，尤其是在预算管理流程上，存在着不少亟待解决的问题。
预算管理流程痛点大揭秘
在进行财务数字化转型之前，动力源在预算管理流程方面面临着重重痛点，这些问题严重影响了企业的财务管理效率和决策的及时性。
大量自研系统难整合，传统手工报销模式弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作繁琐。而报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票的验真、查重工作也全靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和优化，预算管理流程也因此变得混乱不堪。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了预算管理流程的复杂性。
公司组织架构复杂、各主体流程繁复。随着公司组织架构迅速扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给预算管理流程带来了极大的困扰。
合思量身定制预算管理流程解决方案
面对动力源在预算管理流程方面的诸多痛点，合思为其提供了一套全面的财务数字化解决方案，旨在帮助动力源优化预算管理流程，提升财务管理效率。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了互通，为预算管理流程提供了准确、及时的数据支持。
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地简化了预算管理流程中的报销环节。
合思的系统连接能力强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让预算管理流程更加顺畅。
步步为营实施预算管理流程优化
合思在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤，确保预算管理流程的优化能够顺利进行。
首先，合思对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。通过深入了解动力源的数据分布和业务逻辑，为系统集成做好了充分的准备。这一步骤就像是为建造高楼大厦打下坚实的基础，只有对现有情况有清晰的认识，才能制定出合理的解决方案。
接着，按照系统集成的方案，合思将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接。在对接过程中，严格确保数据的准确同步和实时更新，保证了各个系统之间的数据一致性，为预算管理流程提供了可靠的数据支撑。
在商旅出行流程改造方面，合思逐步引导员工使用新的消费模式。从申请到消费再到结算，都在新系统中完成。同时，合思还为员工提供了相关的培训和指导，帮助他们尽快适应新的流程，确保预算管理流程的顺利过渡。
预算管理流程升级成果显著
动力源应用合思的解决方案后，在预算管理流程方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作积极性。同时，也让预算管理流程更加高效，资金的流转更加顺畅。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，基础工作压力大大降低。他们可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，无论是拍照、扫码还是录入信息，都变得更加便捷。同时，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度，也让预算管理流程更加人性化。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够将更多的时间和精力放在预算管理流程的优化和监控上，确保企业的财务合规和资金安全。
动力源盛赞合思预算管理流程方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，尤其是在预算管理流程方面存在困扰，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您开启财务数智化转型之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的产品，体验其在预算管理流程优化方面的强大功能。
