在数字经济蓬勃发展的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化的电子发票。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能够优化管理流程，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。
市场形势：电子凭证数字化转型浪潮来袭
我国电子凭证改革的快速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。接下来，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
电子凭证全流程无纸化具有诸多优势，它能够突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，优化管理流程。同时，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。合思档案的推出，正是顺应了这一电子凭证数字化转型的趋势，为企业提供了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的解决方案。
痛点分析：传统档案管理困境重重
传统档案管理存在着诸多问题，让企业苦不堪言。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营则遭遇了纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案散落于各个系统，数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节，需要独立的档案室来存放纸质档案；管理利用环节，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。
解决方案整体策略概述：合思档案全面破局
合思档案提供了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的解决方案，涵盖采集、制档、管理、利用等环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案通过开放式接口互联，实现自主采集，能够自动切割大文件，对数电票进行自动化解析。在制档环节，它可以智能关联，自动组装，进行四性检测、业务检测，还支持自定义版式文件。在管理方面，具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，拥有水印管理功能，档号符合国标要求。在利用环节，提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能。其解决方案旨在帮助企业实现会计文件自动归档，告别重复性工作，提高档案利用效率，实现档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
核心模块：合思档案功能蓝图揭秘
合思档案的功能蓝图十分强大，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个方面。
在智能采集环节，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等实现。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务则涵盖辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
在档案采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。档案制档环节，智能关联，自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。通过这些功能，合思档案实现了会计文件自动归档的高效性和准确性。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与传统档案管理相比，合思档案具有显著的优势。它实现了会计文件自动归档，让企业告别了重复性工作，档案利用更加便捷高效，能够节省大量的人力和时间成本。
档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析，有利于企业实现合规经营和精细化管理。合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，打破了传统档案管理需要同个系统上下联查、切换模块、切换多个系统的壁垒，大大提高了档案利用效率。
此外，合思档案能够有效降低企业的运营成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本等。例如，一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，使用合思档案后年总节约成本可达338,910元。
成功案例：合思档案助力企业降本增效
众多企业通过使用合思档案，实现了显著的收益。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
服务体系：合思全方位服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案的成长历程表明其不断适应市场需求和政策导向，持续升级优化产品，为客户提供更优质的服务。合思拥有丰富的客户案例和实践经验，能够为不同行业的企业提供针对性的解决方案和专业的服务支持，确保企业在使用合思档案实现会计文件自动归档的过程中得到有力的保障。
合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。《电子会计档案实践案例集》的发布具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术实力和发展潜力。未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在更多企业中得到应用和推广，助力企业实现财务数智化升级。如果您想体验会计文件自动归档带来的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。
