在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务管理的精细化和高效化需求与日俱增。尤其是财务档案管理，作为企业财务管理的重要组成部分，其高效与否直接影响着企业的运营成本和决策效率。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨合思如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效，这也是企业发票管理最佳实践的生动体现。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数6000 +。如此庞大的企业架构和业务量，对其财务档案管理提出了极高的要求。
金牌橱柜财务档案管理困境剖析
在财务档案管理方面，金牌橱柜面临着诸多难题。这也是众多企业在企业发票管理最佳实践中可能遇到的共性问题。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和人力。例如，一张发票可能关联着多个业务环节和系统数据，要将其与相关凭证、合同等匹配起来，就像在大海里捞针，难度极大。
在保管环节，财务临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这中间涉及到档案的交接和流转，容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的存储空间，而且管理成本也越来越高。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查。这不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误，难以满足企业对财务数据快速准确查询和分析的需求。
合思定制化解决方案登场
面对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案，这也是企业发票管理最佳实践的创新之举。
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统一存储破孤岛
合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。就像将分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务档案数据变得有序且易于管理。这样一来，企业可以从一个统一的平台上获取所有相关的财务档案信息，大大提高了数据的利用效率。 -
业务证据链完整搭建
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务端追溯到财务端，也可以从财务端反推到业务端，让每一笔业务都有完整的证据支持。例如，一张发票背后的业务合同、采购订单、验收单等都能清晰关联，为企业的财务管理提供了有力的保障。 -
数据共享便捷查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。财务人员可以像在图书馆里查找书籍一样，快速准确地找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这不仅节省了大量的时间和精力，还提高了工作效率和决策的准确性。 -
银行回单无纸化管理
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和安全性。同时，无纸化管理也符合现代企业绿色办公的理念，助力企业实现低碳运营。
解决方案实施步步为营
合思团队深知，一个好的解决方案需要科学合理的实施过程才能发挥最大的效果。在为金牌橱柜实施解决方案的过程中，合思团队采取了以下步骤。
首先，合思团队与金牌橱柜相关部门进行了深入对接，全面了解其现有财务档案管理流程和系统情况。通过与财务人员、业务人员的沟通交流，合思团队掌握了金牌橱柜在财务档案管理方面的具体需求和痛点，为后续的定制化配置和开发奠定了基础。
其次，依据金牌橱柜的业务特点和需求，合思对档案系统进行了定制化配置和开发。在这个过程中，合思团队充分考虑了金牌橱柜的业务流程和管理模式，对系统的功能进行了优化和调整，确保系统能够与企业的实际情况完美匹配。
然后，开展系统上线前的培训工作。合思团队为金牌橱柜员工举办了多场培训课程，详细介绍了新系统的功能和使用方法。通过实际操作演示和案例分析，员工们能够快速掌握新系统的使用技巧，为系统的顺利上线和使用提供了保障。
最后，逐步将金牌橱柜原有的财务档案数据迁移至合思档案系统，并进行数据校验和清理。在数据迁移过程中，合思团队采取了严格的数据安全措施，确保数据的完整性和准确性。同时，对迁移过来的数据进行了全面的校验和清理，去除了冗余和错误的数据，提高了数据的质量。
实施成果效益显著
经过一段时间的实施和应用，合思为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成果，这也是企业发票管理最佳实践的成功范例。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。财务人员不再需要花费大量的时间和精力去手工匹配和查找档案，工作效率得到了极大的提高。例如，以前查询一份档案可能需要几天时间，现在只需要几分钟就能完成。
在成本节约方面，预估节省总体成本30万 +/年。这主要得益于无纸化管理的推行和工作效率的提高，减少了纸质档案的印刷、存储和管理成本，以及人力成本。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案系统严格遵循国家相关法律法规和企业内部管理制度，对档案的存储、管理和使用进行了规范和控制，确保了企业财务档案的合规性和安全性。
金牌橱柜高度评价反馈
金牌橱柜相关负责人表示，合思档案系统的实施极大地提高了财务档案管理的效率和准确性，节省了大量的人力和物力成本。通过合思档案系统，企业能够更加及时、准确地获取财务档案信息，为企业的决策提供了有力的支持。
员工反馈，使用合思档案系统后，查询和调阅档案更加方便快捷，工作效率得到了显著提升。以前繁琐的档案管理工作现在变得轻松简单，员工们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
行动号召开启新篇
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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