解锁财务新境界：合思档案引领归档系统最佳实践

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单起，我国电子凭证改革便驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依旧像一座大山横亘在企业面前。

传统纸质档案管理模式更是问题丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时往往需要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是难以实现。又如COMMUNE幻师，面临着档案耗材、打印、存储成本高的困境，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。云南菜品牌连锁经营企业同样如此，纸质档案打印成本高、存储成本高，资料查找困难，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费大量资源，电子源文件还无法有效保存，存在丢失、损毁的风险，海量资料的人工查找更是耗时耗力。这些都是企业在财务档案管理方面面临的行业痛点，亟待解决。

合思档案：全面创新的归档系统最佳实践方案

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了归档系统最佳实践方案。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建了一个全方位的财务数智化服务体系。这个体系涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，为客户提供了一站式的财务解决方案。

合思档案的出现，犹如一道曙光，照亮了企业财务档案管理的前行道路。它可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，合思档案还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型，让企业真正实现财务数智化，成为归档系统最佳实践的典范。

合思档案功能亮点：铸就归档系统最佳实践典范

• 智能采集：开启高效数据获取之旅
  合思档案的智能采集功能是其一大亮点，堪称归档系统最佳实践的重要体现。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现开放式接口互联，能够自主采集档案数据。在采集过程中，大文件会自动切割，数电票也能实现自动化解析，大大提高了数据采集的效率和准确性。

• 预归档服务：智能关联精准检测
  预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等多种功能，实现了智能关联、自动组装。它能够进行四性检测、业务检测，还支持自定义版式文件。这一系列功能确保了档案数据在归档前的准确性和完整性，为后续的管理和利用奠定了坚实基础，是归档系统最佳实践不可或缺的环节。

• 基础管理：精细管控保障合规
  在基础管理方面，合思档案表现卓越，是归档系统最佳实践的有力支撑。它具备精准权限管控功能，能够确保不同用户对档案数据的访问和操作权限得到严格控制。档案目录可灵活扩展，能够满足企业不断变化的业务需求。同时，水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步保障了档案数据的安全性和合规性。

• 档案利用：多维检索便捷高效
  档案利用上，合思档案支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。这些功能让企业能够更加便捷地利用档案数据，提高工作效率，为企业的决策提供有力支持，充分展现了归档系统最佳实践的优势。

合思档案收益呈现：归档系统最佳实践效果显著

众多企业在使用合思档案后，都获得了显著的收益，充分证明了其作为归档系统最佳实践的有效性。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案实现了看得见的降本增效，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用后档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这些数据充分表明，合思档案是当之无愧的归档系统最佳实践。

合思档案应用场景：归档系统最佳实践广泛覆盖

• 食品行业：高效管理档案数据
  在食品行业，好想你健康食品股份有限公司利用合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现了档案数据的高效管理和利用，为食品行业提供了归档系统最佳实践范例。

• 餐饮行业：实现无纸化管理
  餐饮行业的COMMUNE幻师和云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现了无纸化管理，降低了成本，提高了报销效率，提升了业财融合水平，成为餐饮行业归档系统最佳实践的代表。

• 家居行业：打破数据孤岛
  家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司借助合思档案打破了数据孤岛，整合四证统一管理，实现了业务证据链完整和数据共享，助力企业降本增效，是家居行业归档系统最佳实践的成功案例。

• 数字阅读行业：满足数字化转型需求
  数字阅读行业的帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，提高了财务结账效率，满足了企业数字化转型战略需要，为数字阅读行业树立了归档系统最佳实践的标杆。

合思档案成功案例：归档系统最佳实践真实见证

• 海亮教育科技服务集团：提升效率节约成本
  海亮教育科技服务集团是世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，使用合思档案后档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人，自动封装接口数量增加40多个，广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，充分体现了归档系统最佳实践的价值。

• 高新兴科技集团：实现无纸化管理
  高新兴科技集团作为智慧城市物联网产品与服务提供商，通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 + ，成为归档系统最佳实践的典范。

• 中文传媒：提升效率支持转型
  中文传媒作为大型出版传媒公司，使用合思档案后财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，实现了数据联合穿透、数字化审计和数字化转型，支持低碳可持续发展，是归档系统最佳实践的有力证明。

• 杭州西湖城市建设投资集团：实现电子化管理
  杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现了工程文件和财务文件全过程系统化、电子化管理，档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张每年减少10万张，实现了可持续发展战略，成为归档系统最佳实践的优秀代表。

在当前经济环境下，企业对于提升财务管理效率、降低成本的需求愈发迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

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