在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营管理正经历着深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在会计档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，大量的纸质档案不仅占用了大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对海量的档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员报销时，纸质票据的留存和上交流程也十分繁琐。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求也越来越大。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业带来了巨大的合规风险。同时，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。
为了解决企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案推出了领先的财务档案数字化解决方案。
综合方案：多场景覆盖的管理秘籍
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于企业的CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过合思档案，企业可以更好地把握财务状况，做出更加明智的决策。
对于归档员和财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计工作，合思档案可实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：数字化管理的强劲引擎
合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，它还支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，满足了企业多样化的需求。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
专用格式版式文件功能为企业带来了全新的体验。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业的档案管理提供了坚实的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
应用案例：成功实践的有力见证
在年单据量2.6亿的企业中，合思档案的财务档案数字化解决方案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务与财务数据可以穿透联查，管理实现自动化，企业成本降低。同时，数据指标表现优异，凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，关联次数多。
对于共享中心统建的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现了标准化，保证了电子会计档案的合规性，做到了低碳环保。同时，在整理匹配效率、存储空间成本和纸张打印成本等方面有明显改善。
在多系统数据互联的企业中，合思档案解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配和查询耗时大幅减少。
在中国最大的K12民办教育集团之一的企业中，合思档案解决了低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理和利用环节的问题。单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的财务档案数字化解决方案，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等多个城市，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择合思档案开启数字化档案管理之旅。
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