在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思不仅是专精特新企业，成立以来还累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，在财务数智化领域具有重要的影响力和话语权。其推出的合思档案，对于企业的采购报销管理数智化转型具有重要意义。
金牌橱柜：采购报销管理档案难题待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，旗下有92家归档主体，企业人数达6000 + 。如此庞大的企业规模和业务范围，在采购报销管理档案方面却面临着诸多痛点。
在传统的管理模式下，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统之中。这种分散的存储方式使得档案数据难以有效利用，在采购报销管理过程中，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，管理效率极其低下。而且，公司以纸质档案管理为主，在每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，在采购报销管理相关档案的查找和使用上，难以实现高效利用，极大地影响了企业的运营效率和管理水平。
合思方案：破解采购报销管理档案困境
面对金牌橱柜在采购报销管理档案方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
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统一存储：打破采购报销管理数据壁垒
合思为金牌橱柜实现了档案的统一存储。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，将其统一储存，按照统一标准进行管理。这一举措打破了数据孤岛，使得采购报销管理相关的各类档案数据能够在一个平台上进行集中管理，为后续的查询和使用提供了便利。 -
业务证据链：完善采购报销管理证据链条
合思帮助金牌橱柜搭建了完整的业务证据链。以业务为核心，建立起会计资料之间的关系，实现了业财一体双向穿透。在采购报销管理过程中，每一笔业务都有完整的证据链条支撑，从采购申请到报销审批，每一个环节都有迹可循，确保了业务的真实性和合规性。 -
数据共享：便捷采购报销管理档案查阅
合思打造了数据共享平台，实现了一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，工作人员在进行采购报销管理时，只需在平台上进行简单的操作，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大节省了时间和精力。 -
银行回单无纸化：助力采购报销管理降本增效
在银行回单方面，合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。在采购报销管理中，银行回单是重要的凭证之一，无纸化管理不仅减少了纸质档案的存储成本，还提高了数据处理的效率，助力企业降本增效。
显著成果：采购报销管理效益大提升
合思的解决方案为金牌橱柜在采购报销管理方面带来了显著的成果，各项效益指标都有了大幅提升。
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效率提升：采购报销管理省时省力
在档案匹配方面，耗时减少了84%。这意味着工作人员在采购报销管理过程中，花费在档案匹配上的时间大幅缩短，能够将更多的精力投入到其他重要的工作中，大大提高了档案整理的效率。在档案查询方面，耗时减少了80%。无论是在采购申请环节还是报销审批环节，工作人员都能快速找到所需的档案信息，使采购报销管理的查找和利用更加便捷高效。 -
成本降低：采购报销管理节约开支
通过合思的解决方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万 + /年。在采购报销管理过程中，无纸化管理减少了纸质档案的打印、存储和维护成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本，有效降低了企业的运营成本。 -
合规保障：采购报销管理合法合规
档案合规性达到了100%。在采购报销管理中，合规是至关重要的。合思的解决方案确保了企业档案管理符合相关法规要求，避免了因档案管理不合规而带来的风险，为企业的稳定发展提供了有力保障。
合思档案：采购报销管理数智化转型利器
合思档案在助力企业采购报销管理财务数智化转型方面具有诸多优势。它实现了自动化归档，让工作人员告别了重复性的工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，工作人员在采购报销管理过程中能够快速获取所需的档案信息。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业财务数智化的关键环节。在采购报销管理方面，合思档案将持续发挥重要作用，帮助企业提高管理效率、降低成本、保障合规。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，在采购报销管理等方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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