在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理领域的重要趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，有效改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能大幅降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用仍面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，助力客户实现财务数字化转型。
经典零食品牌的财务困境
某国民经典零食品牌，畅销市场30余年，拥有庞大的业务规模。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在这样的情况下，该品牌的管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。
在财务管理方面，该品牌面临着诸多痛点。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员往往需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
此外，事前事中管控的不连贯也是一个突出问题。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。
合思量身定制的解决方案
合思为该客户提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，该方案涵盖了员工消费、财务核算记账以及档案管理等多个环节。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。合思商城和TMC会分别提供对账单，为后续的核算和管理提供便利。
在财务核算、记账环节，合思设立了对账结算中心。线上统一开票后，系统可实现自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的处理方式，满足了不同业务场景的需求。
在档案管理环节，合思达到L4级无需报销的标准，可实现共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节为L3级无需报销，需录入发票等档案。
该方案具有以下显著特点：
便捷申请：员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了报销流程，提高了工作效率。
同屏比价：统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务核算更加精准、高效。
多源采集：智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，实现了档案管理的数字化和规范化。
显著成果见证方案有效性
合思的解决方案为该客户带来了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了200万+。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，极大地提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财融合方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。
在线上线下一体化管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本；凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思的解决方案帮助该企业解决了财务管理中的诸多痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型，具有很强的借鉴意义。电子凭证会计数据标准的推广应用将加速企业会计凭证数字化转型，电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势，未来报销数字化转型已是大势所趋。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有丰富的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，还提供定制化服务、持续更新升级等优势。同时，合思严格遵守发票管理法规，为企业提供合规、安全的财务管理服务。
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