在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键要素。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾面临诸多困境。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了档案管理解决方案，助力其成功解决痛点并取得显著成效。接下来，让我们深入了解这一档案管理解决方案的具体情况。
动力源的困境：转型之路荆棘密布
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。他们先后自建了费控系统、采购管理系统等，试图通过这些系统提升财务工作效率。但事与愿违，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出错。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票的验真、查重也只能手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免，增加了财务风险。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。此外，动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。在这样的情况下，动力源的财务数字化转型迫切需要一个有效的档案管理解决方案。
合思方案：精准施策对症下药
面对动力源的困境，合思为其量身定制了档案管理解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒，让数据能够在不同系统之间自由流通。
无需报销是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，这大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，极大地提高了财务工作效率。
合思的系统连接能力也非常强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思费控支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：步步为营稳步推进
合思的档案管理解决方案实施过程有条不紊。
首先，将动力源原有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步对接。这一步确保了基础数据和业务数据能在合思费控平台上有效整合，为后续的流程优化奠定了基础。
在员工端，合思引导员工使用合思费控进行申请单提交、消费等操作。通过培训和宣传，让员工逐渐熟悉新的无需报销流程，提高员工的使用积极性和操作熟练度。
在财务端，合思对财务人员进行了专业培训，使其能够熟练使用合思费控进行对账、结算、制证等工作。这确保了财务工作能高效开展，减少了人为错误的发生。
在系统运行过程中，合思持续监控系统的运行情况。根据实际使用反馈，及时对系统进行优化和调整，保证解决方案的顺利实施，为动力源提供稳定、可靠的服务。
显著成效：转型之路硕果累累
经过一段时间的实施，合思的档案管理解决方案在动力源取得了显著成效。
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这不仅方便了员工，还提高了消费的透明度和合规性。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员的基础工作压力得到了有效降低，能够更加专注于核心业务，为企业的发展提供更有力的财务支持。
动力源评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的档案管理解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和认可，也证明了合思档案管理解决方案的有效性和可靠性。
行动号召：开启财务数字化转型之旅
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的档案管理解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思拥有丰富的行业经验和专业的技术团队，能够根据企业的具体需求，量身定制最适合的解决方案。现在，您可以免费试用我们的档案管理解决方案，亲身感受其带来的便捷和高效，开启企业财务数字化转型的新篇章。
