在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局正式开展全面数字化的电子发票试点工作。到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。紧接着，2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化的实现，犹如一股春风，为企业带来了诸多利好。它不仅优化了业务流程，让传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境成为历史，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，真正实现了经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺。凭证类型多、格式杂、协同难、易丢失等多重数字鸿沟，如同一座座大山，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成为了企业在财务数字化征程中的得力助手。合思致力于帮助企业挖出更多净利润，为客户解决财务数字化难题，在差旅档案管理等方面发挥着重要作用。
零食巨头差旅档案管理痛点重重
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。其管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效。在差旅档案管理方面，该品牌面临着诸多痛点和挑战。
首先，差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
其次，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活。这导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。对于企业来说，每一笔差旅费用都应该得到合理的控制和管理，而该品牌在这方面显然存在不足。
再者，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案容易出错，造成了高额人力物力的浪费。在差旅档案管理中，如何高效地整理和查找档案，成为了该品牌亟待解决的问题。
合思定制差旅档案管理解决方案
面对该零食品牌在差旅档案管理等方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可通过合思商城订购或TMC订购。合思商城和TMC会提供详细的对账单，方便员工和财务进行核对。这种方式无需员工垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了员工的差旅体验。
在财务核算、记账环节，合思设有对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式，满足了企业不同的开票需求，同时实现了记账去人工化，提高了财务工作效率。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请、同屏比价、多源采集等特点。便捷申请让员工的差旅流程更加顺畅；同屏比价可实现统一开票、自动拆分对账；多源采集则能进行智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效解决了该品牌在差旅档案管理方面的难题。
合思方案助力企业差旅档案管理焕新
该零食品牌应用合思的解决方案后，在差旅档案管理等方面取得了显著的成果。
在成本控制方面，年度节约了200万+的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这不仅体现了员工对合思商城的认可，也说明了合思方案在成本控制方面的有效性。
在工作效率提升方面，财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，财务人员也能从繁重的记账工作中解脱出来。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的差旅档案管理更加规范、高效，为企业的决策提供了有力的数据支持。
合思引领企业财务数字化转型未来
合思在推动企业财务数字化转型，尤其是差旅档案管理方面发挥着至关重要的作用。通过提供敏捷的财务收支管理平台和无需报销的解决方案，合思帮助企业解决了财务数字化难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。在差旅档案管理领域，合思的解决方案为企业提供了一个高效、便捷、合规的管理模式。
如果您的企业也想在差旅档案管理等财务数字化方面取得突破，欢迎广大企业拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，关注合思微信公众号，添加小助手，了解合思的产品和服务，还能免费试用，一起拥抱财务数字化转型的新时代。
