合思档案解决方案：应对财务档案管理挑战的制胜法宝

在数字化浪潮的推动下，数电票的扩张已成为不可阻挡的趋势。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。政策上，电子发票接收合法合规，早在2016年就肯定了电子会计档案的法律效力，2020年又肯定了电子凭证的法律效力。这一系列举措标志着企业正逐步迈入“数字化凭证时代”。

然而，数电票管理要求具有特殊性，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设亟待加强。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求，合思档案解决方案应运而生。

纸电混合时代档案管理痛点剖析

• 高管之困：成本与数据难题
  在纸电混合时代，企业高管面临着诸多档案管理难题。纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于打印、装订等耗材，还需要占用大量的存储空间。同时，档案数据没有进行有效的汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，影响了企业的发展战略。

• 财务之累：繁琐工作消磨热情
  对于财务人员来说，档案数据量大，整理工作耗费时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认每一份档案，工作枯燥繁复，长期下来，工作热情逐渐降低。这不仅影响了财务人员的工作效率和工作质量，也给企业的财务管理带来了一定的风险。

• 业务之烦：报销流程耗时耗力
  业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅增加了业务人员的工作负担，也影响了企业的运营效率。同时，纸质票据的管理也存在一定的风险，如丢失、损坏等，给企业的财务管理带来了不便。

• 企业之殇：高成本与高风险并存
  企业在档案管理方面还存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题严重影响了企业的经济效益和社会效益，企业急需寻找一种有效的解决方案来解决这些问题。

合思档案解决方案：满足多元场景需求

• 多元方案：覆盖全场景管理
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，无论是小型企业还是大型集团企业，都能在合思档案中找到适合自己的解决方案。

• 价值赋能：惠及不同角色
  合思档案以管理与服务融合为理念，针对不同角色提供相应价值。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率，为企业的决策提供有力支持；对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率、实现档案数据同源，减少繁琐的手工操作；对于外部审计来说，合思档案可以实现档案外审在线化、可溯源，提高审计工作的效率和准确性。

合思档案核心模块：功能强大实用

• 多源采集模块：灵活高效的数据获取
  多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。该模块支持自定义数据采集方案，还支持手动采集和自主补录。例如，单张PDF大文件可自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这种灵活高效的数据获取方式，能够满足企业不同的数据采集需求，提高数据采集的效率和准确性。

• 智能制档模块：高效精准的档案制作
  智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。该模块还可通过字段映射让查询更便捷，并且有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据质量。这种高效精准的档案制作方式，能够提高档案制作的效率和质量，减少人工错误。

• 档案管理模块：精细规范的档案管控
  档案管理模块具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。该模块的档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这种精细规范的档案管控方式，能够确保档案管理的安全性和规范性，提高档案管理的效率。

• 档案应用模块：便捷多样的档案利用
  档案应用模块支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询等；实现一站式预览和穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，呈现穿透联查、一站式预览效果。该模块还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。这种便捷多样的档案利用方式，能够提高档案的利用效率，为企业的决策提供有力支持。

合思档案竞争优势：脱颖而出的实力

• 广泛连接：数据采集无死角
  合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。这种广泛连接的能力，能够确保企业的各类数据都能被采集到，为企业的数字化转型提供有力支持。

• 规则匹配：自动归档更高效
  合思档案拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。这种高效的自动归档方式，能够提高档案管理的效率，减少人工错误。

• 合规保障：严格遵循政策要求
  合思档案是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理严格，满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求。这种合规保障能力，能够确保企业的档案管理符合国家法律法规的要求，避免企业面临合规风险。

• 迭代升级：持续适应变化需求
  合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这种持续迭代的能力，能够确保合思档案始终保持领先地位，为企业提供更好的服务。

合思档案成功案例：见证实际效果

• 案例一：单据海量企业的管理变革
  某企业年单据量达2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。使用合思档案后，实现多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，企业成本降低，如装订简化节约显性成本等。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：低效企业的成本节约之道
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思档案的单套制管理方案后，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：民办教育集团的管理优化之法
  某民办教育集团面临业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间等问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

合思服务体系：全方位保障支持

合思在全国多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等22个城市，拥有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。企业可以通过电话服务联系合思，联系电话为400 – 105 – 6505。同时，合思还拥有官方网站www.hosecloud.com，方便企业了解相关信息。此外，企业还可通过微信公众号和微信小程序获取服务，有对应的二维码可供扫描关注。

在当前的市场环境下，合思档案能够帮助企业应对财务档案管理挑战，实现降本增效、合规经营和数字化转型。合思档案通过其全面的解决方案，能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%等。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，助力企业实现会计档案价值的深度应用，享受数字化转型带来的降本增效。

如果您也想体验合思档案解决方案带来的便利和价值，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新时代。