在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局正式开展全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它不仅能够优化业务流程，有效改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能大幅降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这场数字化转型的浪潮中，北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其强大的研发实力和广泛的服务网络，为企业的数字化文档管理提供了坚实的保障。
经典零食品牌的财务困境
某畅销30余年的国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，这种庞大而复杂的业务模式也给企业的财务管理带来了诸多挑战。
该品牌的管理流程涉及多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不依赖Excel进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
在事前事中管控方面，该品牌存在明显的不足。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这样的背景下，该品牌急需一套有效的数字化文档管理解决方案来改善现状。
合思量身定制解决方案
面对该国民经典零食品牌的财务管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工可以通过差旅申请、业务审批后，在合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。同时，合思商城会提供对账单，TMC也会提供相应的对账单，方便员工和财务进行核对。
在财务核算和记账方面，合思设置了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可以实现自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票的情况，则采用线下结算、手工记账的方式。这种灵活的方式能够满足不同业务场景的需求。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。通过这种方式，企业的数字化文档管理得到了极大的提升。
该解决方案具有诸多显著优势。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】，大大提高了员工的工作效率。同屏比价方面，合思商城实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，为企业节省了大量的时间和精力。多源采集方面，合思档案实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，提高了档案管理的效率和准确性。
数字化转型成果显著
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用约节约200万元，财务入账效率提升60%。
在业务和财务连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了档案的准确性和安全性。
在档案管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理；简化的装订流程大幅降低了成本，实现了智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。通过数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思方案价值与未来展望
合思的解决方案为该国民经典零食品牌解决了财务管理中的诸多痛点，实现了降本增效、提升管理效率等目标，具有很强的借鉴意义。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思的方案为其他企业提供了一个成功的范例。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，将推动无需报销迈向L5级。
其他企业应积极主动了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，与合思这样专业的科技公司合作，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。如果您的企业也想体验数字化文档管理带来的高效与便捷，不妨现在就申请免费试用合思的解决方案，开启企业数字化转型的新篇章。
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