电子资料存档最佳实践：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理迎来新的挑战，信息化建设成为企业亟待解决的问题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。

同时，企业财务档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了电子资料存档最佳实践。

精准破局：合思档案解决方案

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一位贴心的管家，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业财务档案管理变得轻松高效。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策的得力助手。它可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案更是带来了极大的便利。审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能全景：合思档案全面解析

合思档案的功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，宛如一个功能强大的“档案王国”。
智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等，支持多源采集。既包括接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也包括手动采集自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
预归档服务有自动归档、业务检测等功能，基础管理包含档号管理、账套管理等，档案服务提供身份调查、全文检索等，统计分析可进行进销项统计、资金统计等，应用层还有辅助审计、证据方案库等。
智能制档功能更是一大亮点。通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有字段映射，查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
在档案管理方面，有权限管理，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

核心亮点：合思档案独特优势

合思档案具有众多核心亮点，为企业电子资料存档提供了最佳实践。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
实现“四性检测+业务检测”。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

价值凸显：合思档案意义非凡

合思档案的产品价值体现明显，对企业具有重要意义。
它能显著降本增效，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

场景再现：合思档案应用之道

合思档案在多个典型场景中都能发挥重要作用。
在企业日常财务工作中，可通过合思档案实现发票、单据、凭证等电子会计档案的自动采集、整理、归档和管理，方便财务人员进行查询、调阅和审计。
对于集团型企业，合思档案可实现共享中心统建，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，实现档案共享，同时满足国家政策要求，保护电子会计凭证的原生性，积极响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。
在数电票管理场景下，合思档案可提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
企业在进行审计工作时，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

案例实证：合思档案实力见证

众多企业的成功案例证明了合思档案的强大实力。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，财务人员增效。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场洞察：合思档案竞争优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力。
合思档案在数据处理方面有独特优势，大数据解决方案能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入多个环节提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约成本，提升检索效率，保障管理合规性，助力企业实现业财融合，降本增效、合规经营和低碳运营。作为管理与服务的融合，合思档案携手企业碰撞出协作的价值，能满足企业不同场景下的档案管理需求，帮助企业在数智化转型中取得成功。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理需求将不断增长。合思档案凭借其领先的技术和全面的解决方案，有望在市场中占据更重要的地位，为更多企业提供优质的服务。未来，合思档案将持续迭代和创新，不断提升产品性能和服务质量，以更好地适应市场变化和企业需求，助力企业在数字化浪潮中实现可持续发展。

如果您也想体验电子资料存档最佳实践带来的高效、便捷的财务档案管理解决方案，不妨联系我们。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。