数电票时代的智慧之选：合思档案管理策略

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的态势席卷企业财务领域。2025年即将实现数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，来适应这一“数字化凭证时代”的档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅花费高，而且储存占地，更难以对档案数据进行分析利用；财务人员每天面对海量档案数据，整理耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用，高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都像沉重的枷锁，束缚着企业的发展。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题仍未得到有效解决。

合思档案管理策略的出现，宛如一束光照进了企业档案管理的困境之中，为企业提供了全方位的解决方案。

合思档案解决方案：多元策略满足多样需求

合思档案管理策略提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程分为实物流转和电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案支持企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障财务合规。

合思档案功能概览：全流程精细化管理

1. 多源采集：灵活集成数据
   合思档案管理策略在数据采集方面表现出色。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。
2. 智能制档：高效关联匹配
   智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射让查阅更加便捷。
3. 档案管理：精准权限管控
   档案管理具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限等。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。
4. 档案应用：多维查询追溯
   档案应用实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，还能按目录、全文检索，批量检索等。并且可以一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：科技赋能高效合规

1. 大数据处理：海量数据秒级响应
   合思档案管理策略拥有强大的大数据解决方案，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
2. 合规性保障：双模式检测护航
   采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
3. 自主研发工具：适应数电票新要求
   合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力。该工具包持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求。
4. 实物备查：线上线下高度关联
   实物备查功能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，能够对实物档案进行全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现：为不同角色赋能

1. CEO/高管：数据决策降本增效
   对于CEO/高管来说，合思档案管理策略可以沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
2. 归档员/财务：告别重复提升效率
   归档员和财务人员使用合思档案管理策略，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
3. 外部审计：在线审计便捷高效
   对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
4. 企业整体：闭环管理提升效益
   从企业整体来看，合思档案管理策略显著降本增效，实现电子会计档案管理闭环，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益。

合思档案典型使用场景：多行业多规模适用

1. 年单据量巨大企业：电子化信息化转型
   对于年单据量巨大的企业，如年单体数据量2.6亿的企业，合思档案管理策略可解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，推动档案管理电子化、信息化。
2. 集团型企业：标准化无纸化推进
   集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测，推进档案无纸化，实现标准化落地。
3. 多系统数据互联企业：统一管理数据共享
   多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。
4. K12民办教育集团：简化流程提高效率
   K12民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案可简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案成功案例：实践见证卓越成效

海亮教育在使用合思档案管理策略后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案市场定位与差异化优势：专业服务脱颖而出

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有广泛的市场覆盖和服务能力。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具有较高的市场认可度和安全性。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化。其提供的多种解决方案和功能，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等，能满足企业多样化的需求，具有较强的差异化竞争优势。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案管理策略能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是为了降本增效，合思档案都将持续为企业提供优质的解决方案和服务。企业可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码等方式联系合思，开启数字化档案管理之旅。现在就可以免费试用合思档案管理策略，体验其带来的高效与便捷，让企业在数字化浪潮中抢占先机。