在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调要加快建设数字中国，推动数字经济蓬勃发展，实现经济社会发展的绿色化与低碳化。数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，宛如一场变革的号角，标志着会计管理模式正经历着全面且深刻的革新，预示着电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。
电子凭证无纸化宛如一股春风，给企业带来了诸多益处。它能够对业务流程进行优化，使传统报销模式下会计凭证面临的“接收难、入账难、归档难”的困境得到有效改善。同时，还能切实降低单位的运行成本，减少社会资源的消耗，实现经济效益与环境效益的双赢局面。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺，仍面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等问题，如同一道道难以跨越的数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成为了企业解决财务痛点的得力助手。通过差旅智能化服务，合思帮助企业挖掘出更多的净利润，让企业在数字化转型的道路上走得更加稳健。
经典零食品牌的财务困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它就像一颗璀璨的明星，在零食市场中占据着重要的地位。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。这看似繁荣的背后，却隐藏着诸多财务痛点。
该品牌的管理流程涉及多个系统，这些系统之间缺乏有效的协同，导致管理工作繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后通过人工记账的方式完成工作。这种方式不仅耗费大量的时间和精力，而且难以释放财务人员的真正价值。
此外，该品牌在事前事中的管控上存在严重的不连贯性。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，就像一艘在大海中失去方向的船，无法有效地控制航行的成本。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这就好比在一个杂乱无章的仓库中寻找一件物品，既耗费时间又容易出错。
合思差旅智能化服务解决方案
面对该品牌的诸多财务痛点，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为企业带来了新的希望。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。同时，系统会自动生成合思商城对账单和TMC对账单，方便后续的对账和管理。
在财务核算和记账方面，合思设立了对账结算中心。如果是线上统一开票，系统可以自动进行拆分结算和自动记账；如果是线下统一开票，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同的开票需求，提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。这一方案具有诸多显著特点。便捷申请让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担；同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作的准确性和效率；多源采集则做到了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理更加科学、高效。
差旅智能化服务带来的显著成果
合思的差旅智能化服务为该品牌带来了一系列显著的成果。
在差旅费用节约方面，年度节约了200万+的差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可以实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员的入账效率提升了60%。
在业财连接方面，实现了业财的有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化的闭环管理。这就好比为企业的财务管理搭建了一座坚固的桥梁，让业务和财务之间的沟通更加顺畅。
在数据采集与校验方面，合思打通了12个系统完成数据采集，并自动校验档案的完整性。通过千亿次的计算建立了档案证据链，确保了数据的准确性和可靠性。
在线上线下一体化管理方面，标准化的线上借阅流程规范了档案室的管理；简化的装订流程大幅降低了成本；实现了凭证上下游单据树状结构呈现，让数据更加清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思差旅智能化服务的价值与未来展望
合思的差旅智能化服务解决方案就像一把金钥匙，能够有效解决企业的财务痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。让企业的财务管理更加高效、智能，在激烈的市场竞争中占据优势。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势。企业应主动积极地了解国家政策动向，提早布局相关系统的规划或升级，以适应这一不可阻挡的趋势。
合思作为一家专业的财务数智化服务提供商，将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务。与企业携手共进，共同推动行业的进步和发展。
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