合思助力企业高效文档归档管理，开启财务数字化转型新篇章

在当今竞争激烈的商业环境中，众多企业在业务运营过程中面临着各种挑战，尤其是在文档归档管理方面。以不同行业的典型企业为例，我们可以清晰地看到这些问题的普遍性和严重性。接下来，让我们深入了解几家企业的情况，以及合思为它们提供的解决方案。

企业难题大揭秘

• 国民经典零食品牌的困境迷宫
  国民经典零食品牌畅销30余年，年单据量高达2.6亿，拥有广泛的市场影响力和庞大的业务规模。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这种繁荣背后隐藏着诸多问题。管理流程跨多个系统，繁杂且低效，差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费，文档归档管理工作更是难上加难。

• 大型移动通信集团的数字困境
  某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面有拓展需求，但其财务管理数字化程度相对滞后。主营业务建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 +订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”，文档归档管理工作也因此受到严重影响。

• 世界500强旗下教育服务品牌的档案痛点
  世界500强旗下教育服务品牌业务和财务系统多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票+外部附件+凭证+账簿+报表装订要求高，费时费力；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，文档归档管理成为企业发展的一大阻碍。

• 知名头部数字阅读品牌的业财断裂
  知名头部数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 +张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，文档归档管理工作效率极低。

合思妙方来救场

• 零食品牌的消费入账归档良方
  针对国民经典零食品牌的问题，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账方面通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理方面合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，有效解决了文档归档管理难题。

• 通信集团的快简省报销秘籍
  对于大型移动通信集团，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案。打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。这一方案简化了报销流程，提高了业财协同效率，同时也优化了文档归档管理工作。

• 教育品牌的全生命周期档案管理宝典
  世界500强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过自动封装接口40种+广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传。自动归档实现智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种类型的档案，强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，提升了文档归档管理的效率和质量。

• 阅读品牌的业财平台建设蓝图
  知名头部数字阅读品牌通过合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。保证财务准确性，通过审计，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。该方案优化了企业的财务流程，提高了财务工作效率，同时也加强了文档归档管理工作。

方案实施步步赢

• 零食品牌的有序推进之路
  国民经典零食品牌员工进行差旅申请和业务审批后，在合思商城或TMC进行订购。之后合思商城和TMC提供对账单，财务在对账结算中心进行处理，线上实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下进行统一开票、线下结算、手工记账。档案管理按不同环节的无需报销级别进行操作，逐步实现文档归档管理的规范化和自动化。

• 通信集团的转型蜕变之旅
  大型移动通信集团签约合思后，打造新的报销体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，逐步简化报销流程。在这个过程中，文档归档管理也随之得到优化，电子档案的整理和存储更加高效。

• 教育品牌的档案数字化征程
  世界500强旗下教育服务品牌将各类档案数据通过接口传输到系统，系统进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等。同时对会计类档案进行全面管理，利用规则引擎实现高效的数据调阅和管理。通过这一系列操作，企业的文档归档管理实现了数字化转型。

• 阅读品牌的业财优化升级
  知名头部数字阅读品牌在合思的帮助下，逐步完成业财平台建设，优化财务流程，提升财务的准确性和及时性。在这个过程中，文档归档管理工作也得到了进一步完善，档案的整理、存储和查阅更加便捷。

成果效益大丰收

• 零食品牌的降本增效奇迹
  国民经典零食品牌年度节约200万 +差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现线上线下一体化管理。标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，文档归档管理工作也变得更加轻松高效。

• 通信集团的业财协同飞跃
  大型移动通信集团“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%，真正实现企业降本增效。员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可通过报表分析发现问题，优化资源配置，文档归档管理的效率和质量得到了显著提升。

• 教育品牌的管理效能飞升
  世界500强旗下教育服务品牌年均60万 +会计凭证和36万 +银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，文档归档管理工作实现了质的飞跃。

• 阅读品牌的多面优化成果
  知名头部数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，文档归档管理工作得到了全面优化。

客户好评如潮涌

从以上几家企业的成果可以合理推断，它们对合思的服务和方案都给予了积极的评价。国民经典零食品牌对合思的解决方案非常满意，认为其有效解决了企业在财务和档案管理方面的难题，实现了降本增效。大型移动通信集团对合思的合作持积极态度，合思帮助其大幅提高了业财协同效率，降本增效明显，管理层能够更好地进行决策和管控成本。世界500强旗下教育服务品牌对合思的电子化会计档案管理方案给予肯定，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率大幅提升，管理效能显著提高，节约了大量成本。知名头部数字阅读品牌对合思的解决方案认可和满意，在多个方面取得了良好的效果，能够满足企业的发展需求。

在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等28项主要功能，还具有持续更新升级、强大的集成能力等优势，能够为企业提供全方位的财务解决方案。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，还具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。如果您的企业也想在文档归档管理和财务数字化转型方面取得突破，不妨来免费试用合思，开启企业发展的新篇章。