合思档案：守护电子档案安全，助力企业数字化转型

在当今风起云涌的数字化时代，企业财务档案管理正遭遇前所未有的挑战。随着数电票的迅猛扩张，传统纸质档案管理模式的弊端愈发凸显。到2025年，数电票将实现全面覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业面临着诸多难题。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困扰；财务人员则要手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥又繁琐；业务人员的报销流程也十分繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室等存储空间，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时企业还需关注档案全生命周期管理闭环。合思档案解决方案就在这样的背景下应运而生，为企业解决电子档案安全等管理难题提供了有力支持。

领先方案解锁多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，全方位保障电子档案安全。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正实现会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规，从根本上保障了电子档案安全。

档案扩展解决方案具有强大的自定义功能，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步加强电子档案安全管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，为财务合规提供有力保障，确保电子档案安全。

强大功能护航档案管理

合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等一系列强大功能，全方位保障电子档案安全。

多源采集支持接口互联和自主采集两种方式。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性，保障电子档案安全。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射让查询更加便捷，提高了档案管理的效率和准确性，保障电子档案安全。

档案管理具备完善的权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录能够灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，从权限和管理规范上保障电子档案安全。

档案应用实现了多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件能够快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，方便企业对档案进行全面管理和利用，保障电子档案安全。

核心亮点凸显卓越优势

合思档案具有大数据处理能力、合规性保障、灵活扩展性等核心亮点，为电子档案安全提供了坚实保障。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别等功能，采用安全存储机制，确保海量电子档案的安全管理。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，为电子档案安全提供了双重保障。

可灵活扩展的业务模型，通过档案扩展解决方案，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，满足企业多样化的电子档案安全管理需求。

自主研发工具包拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，确保企业在数电票时代的电子档案安全。

多元价值惠及不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的价值，保障了各角色在电子档案管理中的需求和电子档案安全。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，在当前经济环境下帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，从企业战略层面保障电子档案安全。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在日常工作中保障电子档案安全。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计效率，保障了电子档案在审计过程中的安全。

典型场景彰显应用实力

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用，保障了不同业务环节的电子档案安全。

在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联。通过证据链完整性解决方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等，确保报销业务电子档案安全。

在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障数电票电子档案安全。

在实物档案管理场景，基于“纸电混合”阶段会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景，保障实物档案对应的电子档案安全。

在外部系统调阅场景，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，保障电子档案在外部系统调阅过程中的安全。

成功案例见证卓越成效

众多企业的成功案例证明了合思档案在解决企业电子档案管理痛点、保障电子档案安全方面的卓越成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等，保障了该企业大量电子档案的安全管理。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保的成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，保障了该企业电子档案的安全和合规管理。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案实现数据共享，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了该企业电子档案管理的高效和安全。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理保障合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了该教育集团电子档案的高效管理和安全。

市场定位铸就领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，在保障电子档案安全方面具有强大的实力和良好的口碑。

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的降本增效优势，能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，在保障电子档案安全的同时，实现了企业的绿色发展。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，全方位保障电子档案安全。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，其功能模块丰富，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等多个方面，还具备大数据解决方案、档案扩展解决方案等特色方案，为企业提供了全方位的电子档案安全管理保障。

合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的功能、核心亮点以及为不同角色带来的价值，在众多成功案例中展现出了强大的实力。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障电子档案安全。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业未来的数字化转型中发挥重要作用。合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业朋友们，抓住数字化机遇，点击免费试用合思档案，提升财务档案管理水平，保障电子档案安全！