在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为我国企业发展的必然趋势。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革正式驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题却如顽疾一般，困扰着众多企业。
传统的纸质档案管理模式更是问题丛生。以好想你公司为例，财务人员在归档时需耗费大量时间确认单据等的一致性，且档案遗失的情况时有发生。高新兴公司则面临着档案管理成本高、电子源文件未合规保存、利用效率低下等困境。大量的纸质档案不仅对空间和人力提出了巨大要求，导致成本居高不下，还难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，无法满足现代企业的管理需求。此外，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取困难。就像海亮教育集团，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
面对这些难题，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化档案平台——合思档案，为企业提供了一套完善的档案管理解决方案。
合思档案：全流程管理的数字化利器
合思档案这一数字化档案平台具有诸多独特的功能和特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节，如同一条精密的生产线，将档案管理的各个步骤紧密相连。
在智能采集方面，合思档案可通过开放式接口互联自主采集档案，能够对大文件进行自动切割，并实现数电票的自动化解析。这就好比一个智能的档案收集员，快速、准确地将各类档案信息收集起来。它还能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。在档案管理过程中，它支持精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，同时具备水印管理功能，档号也完全符合国标要求。在查询和使用档案时，提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，大大提高了档案管理的效率和便捷性。
核心功能：降本增效与合规保障
合思档案这一数字化档案平台的核心功能和优势十分显著，能够为企业带来巨大的价值。
首先，自动化归档让企业告别了重复性工作，使档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过自动化的流程，企业可以将更多的精力投入到核心业务中。
合思档案能够帮助企业有效降低成本。以一家年 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达 338,910 元，其中包括打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等。这无疑为企业节省了大量的资金，提高了企业的经济效益。
合思档案可实现全流程合规化、自动化、数字化，保证财务档案的原生性存储，有效规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，支持灵活的账户权限配置，确保企业能够高效合规地应对各种检查。
合思档案广泛连接业务、财务异构系统，实现档案应收尽收，自动组装并便于借阅。以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，支持档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大大提升了企业档案管理的水平。
行业应用：多领域绽放光彩
合思档案这一数字化档案平台在不同行业都有着广泛的应用场景和显著的实际效果。
在食品行业，好想你公司使用合思档案后，取得了惊人的成效。人工耗时减少了 90%，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。这使得好想你公司的档案管理工作更加高效、便捷。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的服务质量和客户满意度。
在家居行业，金牌橱柜使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到了 100%。这使得金牌橱柜的档案管理更加规范、高效，为企业的发展提供了有力的支持。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，财务结账效率提高了 50%，总节约成本 500 万/年。这使得帆书能够更加专注于核心业务的发展，提升了企业的竞争力。
合思创立于 2014 年，是专精特新企业。成立以来累计融资超 15 亿元人民币，拥有广泛的服务网络和众多合作伙伴。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，真正做到了“让有限更有效”。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。选择合思档案这一数字化档案平台，能够帮助企业实现财务数智化转型，提升档案管理效率，降低成本，增强企业的竞争力。如果您想进一步了解合思档案的功能和优势，欢迎拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或访问我们的网址 www.hosecloud.com，也可以扫码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业带来的巨大价值。
