电子发票整合新方案，合思档案助力企业财务数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，这使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。在这个纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面遭遇了诸多痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金用于纸张、印刷等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放档案。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被繁重的档案数据整理工作所困扰，面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，耗费大量的时间和精力，工作效率低下。业务人员在出差、招待后的报销过程中，也面临着纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题，影响了工作的正常开展。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求上；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。同时，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的难题，数据存储还依赖线下载体。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

精准施策：合思档案多角色解决方案

合思档案为不同角色的用户提供了针对性的解决方案，构建了全面且完善的解决方案框架。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。在当前经济环境下，合思档案还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案可以大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式，使档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的档案管理服务。

卓越功能：合思档案彰显专业创新

合思档案具备一系列核心功能，与传统方式相比，具有显著的优势，充分体现了其专业性和创新性。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。

智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能、高效。

合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

实战见证：合思档案应用成效显著

合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的实际效果和价值。

有年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。

共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，利用OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。通过业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，实现混序归档和银行回单分类归档，推进档案无纸化。该企业实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，如整理环节需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节以独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。同时，该企业还存在会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表等需手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册都要精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，需多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已经获得了众多企业的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都在使用合思档案。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等众多客户都对合思档案给予了高度评价。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业不妨抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅，现在可以免费试用，亲身体验合思档案的卓越性能。