提升发票利用效率，合思档案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅耗材费用高，还需要大量的存储空间用于存放档案；而且档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有效支持。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间长的问题，手动匹配核对的工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

从成本角度来看，纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，纸质档案管理还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。

值得庆幸的是，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而电子会计档案管理平台的重要性愈发凸显。它能够帮助企业提升发票利用效率，解决财务档案管理中的诸多难题。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过打造敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其服务内容涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

合思档案致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。它构建的敏捷财务收支管理平台，能够为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数字化服务。通过这些服务，解放双手，释放人的创造力，助力企业实现业财融合。

在提升发票利用效率方面，合思档案表现出色。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，例如节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。通过优化发票管理流程，提高发票的处理速度和准确性，从而提升发票利用效率。

核心功能与技术亮点：打造高效档案管理体系

合思档案具备电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理能力。其功能模块丰富多样，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。每个模块都有对应的系统支持，例如发票对应大数据解决方案，单据对应档案扩展解决方案等。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这使得企业在处理大量发票数据时，能够快速准确地找到所需信息，大大提升了发票利用效率。档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不同的档案管理需求。

费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统，实现了数据的互联互通。业务系统的共享调阅解决方案可让档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案，确保发票等财务档案的真实性和完整性。

数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现了数电票的全流程闭环管理。实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物，方便企业对实物档案的管理。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集和处理，内部通过EAI插件、API接口等方式采集数据，还支持人工补录和采集任务。预归档服务包括自动归档、业务检测、检测台账等。基础管理涵盖档号管理、账套管理、组织权限管理等多个方面。档案服务提供身份调查、全文检索、档案借阅等功能。统计分析可进行进销项统计、资金统计、成本分析等。应用层可辅助审计、提供证据方案库等。

合思档案还提供多源采集和智能制档功能。在多源采集方面，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件可自动切割，支持自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档方面，规则引擎可自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量，还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射可让查阅更便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义版式文件。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，四性检测满足国家档案局相关要求。通过这些功能，进一步提升了发票利用效率。

对比传统：合思档案优势尽显

传统纸质档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。

而合思档案能为企业节约成本，提高效率，确保合规。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在提升发票利用效率方面，合思档案具有明显优势。传统纸质档案管理在发票整理、查询等方面效率低下，难以实现数据的有效利用，而合思档案实现了电子会计档案全流程的自动化和数字化，打破了物理空间限制，可在线自由调阅。

合思档案预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索可快速定位相关档案，降低查询难度。传统纸质档案管理流程繁琐，需要大量的人工操作，而合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务及管理流程更加高效。

在实物流转中，合思档案上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料，减少了纸质资料的打印。电轨运行实现了线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。

此外，合思档案提供了多种场景解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案可保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位等。这些解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，而传统纸质档案管理难以提供如此全面和个性化的服务，从而在提升发票利用效率方面更胜一筹。

成功案例：见证合思档案的卓越成效

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。

管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。在数据指标方面，凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过合思档案的应用，该企业的发票利用效率得到了极大提升。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。

管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家相关要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。在具体数据方面，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。发票利用效率也得到了显著提升。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，人工逐一翻查。还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范。

合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理；业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。发票利用效率大幅提升。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，需专人管理，易受环境影响损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。

合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。

管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票利用效率也得到了有效改善。

展望未来：合思档案引领企业数字化转型

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在提升发票利用效率方面，合思档案发挥着重要作用。

它不断聆听用户需求进行产品迭代，能够让每一个企业更好享受数字化转型带来的降本增效，在企业数字化建设中发挥重要作用，是企业实现全面数字化的“最后一公里”的有力支撑。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，未来将为更多企业提供优质的服务和解决方案，推动企业财务数智化发展，进一步提升企业的发票利用效率。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，方便企业与合思档案进一步沟通合作，共同探索企业档案管理的新路径。如果您想提升企业的发票利用效率，不妨来免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型的新篇章。