在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的迅速铺开以及电子凭证会计数据标准的发布，会计管理模式正经历着全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，众多企业在这场变革中面临着诸多挑战，发票存档政策的落实也成为了一大难题。
企业面临的数字鸿沟不容忽视。一方面，凭证类型繁多、格式杂乱，协同工作困难重重。不同类型的电子凭证在格式、标准上缺乏统一规范，导致企业在处理和管理这些凭证时耗费大量的时间和精力。另一方面，调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策，尤其是发票存档政策的认知普遍不足。多数企业在会计凭证存储上仍依赖传统纸质档案，这不仅面临着合规风险，而且传统的发票报销流程和财务运作模式也显得滞后，难以适应数字化时代的发展需求。
电子凭证数字化转型的多样性和复杂性，进一步加剧了企业的困境。缺少统一的综合服务平台，使得企业在处理电子凭证时缺乏有效的工具和手段；涉及多部门的协同工作更是困难重重，各部门之间信息沟通不畅，导致工作效率低下。而国家政策大力推动电子凭证数字化，企业必须顺应这一趋势，积极进行转型，以应对发票存档政策带来的挑战。
在这样的背景下，合思作为一家专业的财务收支管理平台，能够为企业提供有效的解决方案，帮助企业跨越数字鸿沟，顺利落实发票存档政策。
经典零食企业的财务困局
某国民经典零食品牌企业，凭借其覆盖全国的销售版图和复杂的供应链，在市场上占据了一席之地。然而，其在财务方面却面临着诸多挑战与痛点。
该企业多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得财务工作变得繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高，财务人员不得不花费大量时间在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。
事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，在发票存档政策的要求下，这种粗放式的管理模式显得更加捉襟见肘。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在发票存档政策的严格要求下，这种传统的档案管理方式已经无法满足企业的需求。
合思的一站式解决方案
面对该企业的财务困境，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，帮助企业有效应对发票存档政策的挑战。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城进行订购，也可选择 TMC 订购。同时，合思商城会生成对账单，TMC 也会提供相应的对账单，方便员工和财务人员进行核对。
在财务核算、记账环节，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。对于线下统一开票的情况，也可以进行线下结算和手工记账，确保财务处理的灵活性。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。合思还提供了便捷的申请服务，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担。合思商城可实现同屏比价、统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了消费的透明度和财务处理的准确性。合思档案能多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效落实了发票存档政策。
显著的转型成果
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了 200 万 +。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城实现的线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。
合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，满足了发票存档政策的要求。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了会计档案的准确性和安全性。
企业还实现了线上线下一体化管理，标准化的线上借阅流程规范了档案室管理。简化的装订流程大幅降低了成本，凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思的解决方案对企业具有重要意义。它帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、提升财务管理效率和数据安全性等目标，为企业的数字化转型提供了有力支持。随着电子凭证数字化转型的不断推进，企业将在合思的助力下进一步深化业财融合，释放数据价值，实现更加高效的运营和管理。
合思是一款功能强大的财务收支管理平台，具有差旅申请、商旅订购、发票采集、审核对账等 39 项功能，能为企业提供全方位的财务解决方案。合思还提供免费试用、灵活定价模式、强大集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供服务保障。如果您的企业也面临着发票存档政策带来的挑战，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还能享受免费试用，开启财务数字化转型之旅。
