在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的会计文档整合提供了强有力的支持，对企业财务数智化转型具有至关重要的意义。
好想你：传统财务档案管理的困境
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业发展的过程中，传统的财务档案管理模式逐渐成为了制约其发展的瓶颈。
– 会计文档整合之归档难题
在财务归档环节，会计人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务都涉及到众多的纸质文件，要将它们一一对应并整理归档，犹如在茫茫大海中寻找针一般困难。而且，由于档案数量众多，管理难度大，档案遗失的情况也难以避免。一旦重要档案遗失，不仅会影响企业的财务核算和审计工作，还可能带来潜在的法律风险。
– 会计文档整合之查找困境
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的文件中寻找。而且，由于档案的存放位置可能不清晰，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这给企业的日常运营和决策带来了极大的不便。
– 会计文档整合之成本负担
大量的纸质档案管理需要占用大量的空间和人力。企业需要专门的档案室来存放档案，还需要配备专业的档案管理人员进行维护和管理。这些都增加了企业的运营成本，使得企业在市场竞争中处于不利地位。
合思档案：为好想你量身定制的解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案，有效解决了会计文档整合的难题。
– 打破壁垒实现数据同源
合思档案打破了传统财务系统之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的会计文档，大大提高了工作效率。例如，当财务人员需要查阅某一笔业务的相关信息时，只需在系统中输入关键词，就可以快速定位到相关的单据、发票和凭证，无需再花费大量的时间在纸质档案中寻找。
– 自动组装提升审计效率
合思档案实现了会计文档的自动组装，为内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，审计人员可以以档案数据为标准，以纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动将相关的会计文档进行关联和整合，形成完整的审计线索，审计人员可以通过系统快速查阅和分析相关信息，减少了人工查阅和整理的工作量，提高了审计的准确性和可靠性。
– 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的完美匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速查询到电子档案的相关信息，并精准定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失的风险。例如，当查阅者需要查阅某一份纸质档案时，只需在系统中输入相关信息，系统就会提示该档案的存放位置，查阅者可以快速找到该档案。
显著成效：合思档案助力好想你降本增效
通过使用合思档案，好想你在会计文档整合方面取得了显著的成效，实现了降本增效的目标。
– 大幅减少人工耗时
合思档案的使用，使得好想你在财务档案管理方面减少了 90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间在纸质档案的整理和归档上，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。这不仅提高了财务人员的工作效率，还提升了企业的财务管理水平。
– 总部接收管理耗时锐减
在总部接收档案方面，合思档案帮助好想你减少了 80%的管理耗时。通过电子化的档案管理系统，总部可以实时接收和处理下属单位的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这大大缩短了档案的传递时间，提高了总部的管理效率。
– 借阅管理效率显著提升
在借阅管理方面，合思档案使好想你减少了 67%的管理耗时。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动审批并提供电子档案或告知实物档案的位置。这不仅提高了借阅的效率，还减少了人工干预，降低了管理成本。
– 预计减少综合成本
通过使用合思档案，好想你预计每年可以减少综合成本 20 万元。这主要得益于人工成本的降低、空间成本的减少以及档案管理效率的提高。这些成本的节约将为企业的发展提供更多的资金支持，增强企业的市场竞争力。
合思档案：引领电子凭证数字化转型新未来
合思档案在帮助好想你实现会计文档整合和财务数智化转型方面取得了显著的成效，充分展示了其强大的功能和优势。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也面临着会计文档整合和财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505 或访问我们的网址 www.hosecloud.com ，免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新征程。
