在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化领域也面临着诸多挑战。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但事与愿违，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，一场围绕数字化合同管理的变革悄然拉开帷幕。
痛点凸显：传统模式下的重重困境
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操作繁琐：多系统迷宫中的无奈挣扎
在财务数字化转型前，动力源的员工如同陷入了一个复杂的多系统迷宫。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，这不仅耗费大量时间和精力，而且操作体验极差。财务人员更是苦不堪言，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能靠手工完成。这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了他们大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
数据孤岛：信息滞后的管理难题
动力源的报销信息管理犹如一盘散沙，审批、预算、差标分散在多个系统中，彼此之间无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且信息严重滞后。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，企业的管理效率大打折扣。 -
业务复杂：报销稽核的艰难挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。 -
流程混乱：组织架构下的重复操作
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平。
合思方案：数字化合同管理的破局之道
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系统集成：打破数据孤岛的桥梁
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让各个系统之间的数据能够顺畅流通，员工从此告别了多系统繁复操作的困扰。 -
无需报销：提升员工幸福感的创新模式
合思的无需报销模式为动力源的业务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了财务工作效率，还降低了人为错误的风险。 -
强大连接：畅通数据流转的高速公路
合思的系统连接能力堪称强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：步步为营的变革之路
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系统对接：筑牢数字化基础
合思首先进行了系统集成的对接工作，将HR系统和BPM系统的数据与合思费控系统进行同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据能够在合思费控系统中有效整合，为后续的数字化合同管理奠定了坚实的基础。 -
模式推广：引领员工拥抱数字化
在系统对接完成后，合思逐步推广无需报销的模式。通过培训和引导，让员工逐渐熟悉并使用新的消费和报销方式。员工在使用过程中，真正感受到了数字化带来的便利，对新的模式也越来越认可。 -
持续优化：追求卓越的永恒动力
在实施过程中，合思并没有满足于现状，而是不断优化系统连接和数据流转。通过持续的改进和调整，确保各系统之间的协同工作更加高效，为动力源的数字化合同管理提供了有力的保障。
显著成果：数字化转型的丰硕回报
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操作革新：效率提升的惊人飞跃
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这一巨大的变化让员工能够将更多的时间和精力投入到业务工作中，为企业的发展创造更大的价值。 -
成本节约：财务减负的有效举措
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，基础工作压力得到了极大的缓解。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的财务分析和决策工作，为企业的财务管理水平提升提供了有力支持。 -
全程管控：决策升级的关键支撑
合思的解决方案实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。企业彻底摆脱了传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，实现了精细化管理。
动力源评价：高度认可，携手未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和对未来合作的期待。
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