电子存档最佳实践：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的新难题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据未有效汇总整理，难以进行分析利用的问题。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配核对确认的繁琐工作中。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的困扰。

不仅如此，纸质档案管理还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。同时，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

面对这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套卓越的电子存档最佳实践解决方案。

创新方案满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，为企业的数电票管理提供了有力保障。

强大功能打造高效管理

合思档案在产品功能方面表现卓越，涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，是电子存档最佳实践的重要体现。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集、自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点彰显卓越品质

合思档案的产品具有众多核心亮点，体现了电子存档最佳实践的优势。

在合规性方面，它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时满足国家相关政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。

自动化方面，合思档案拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。支持100%自动归档，广泛连接各类异构业财系统，全面采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

高效性上，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。能为企业节约成本，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率。

多元价值惠及不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的益处，是电子存档最佳实践的价值体现。

对于CEO/高管而言，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，提高了工作效率，告别了重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

典型场景展示应用实力

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的应用实力，是电子存档最佳实践的生动范例。

在企业费控报销场景中，合思档案可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。支持多渠道获取数电票，实现数电票全流程闭环管理，包括获取、业务、入账、归档等环节的自动化操作。

档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

实物档案管理场景，实物备查解决方案实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，集团共享可批量作业，实时监控实物档案归档进度。

成功案例见证卓越成效

众多企业通过采用合思档案，取得了显著的成效，进一步证明了电子存档最佳实践的可行性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思档案单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

独特定位凸显差异化优势

合思档案在市场上有着明确的定位和独特的差异化优势，是电子存档最佳实践的典范。

市场定位方面，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，帮助企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化。

差异化优势在于拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。提供多场景解决方案，满足企业不同需求，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。具备强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

合思档案能为企业实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续助力企业实现财务档案管理的数字化转型。

如果您想体验电子存档最佳实践带来的卓越效果，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序，免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。