合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理信息化建设的短板愈发凸显，急需“恶补”。因数电票管理要求的特殊性，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的困境，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。此外，企业还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。会计档案规范文件的有效管理成为企业亟待解决的难题。

精准出击：合思档案定制化解决方案

面对上述痛点，合思档案挺身而出，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，精准满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。会计档案规范文件在这样的管理模式下，能够得到更有效的利用。

对于归档员/财务人员，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。会计档案规范文件的审计工作变得更加高效便捷。

功能大观：合思档案全功能揭秘

合思档案的功能丰富多样，涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个环节。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集支持外部生态和内部多种方式采集，为企业提供了多样化的选择。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，确保档案的准确性和完整性。基础管理涵盖档号管理、档案储存等，保障档案的有序存放。档案服务包括身份调查、实物管理方案等，满足企业不同的管理需求。会计档案规范文件在全生命周期管理中得到妥善的处理。

多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统数据；手动采集可对零散会计资料进行便捷补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板等。

智能制档通过规则引擎自动组装核心会计凭证，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。会计档案规范文件的制作变得更加智能高效。

档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等；档案目录支持自定义分类、字段维护等；系统规范预置档号符合国家档案行业标准，支持企业自主扩展。

核心亮点：合思档案独特优势尽显

合思档案具有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。会计档案规范文件的调阅变得更加轻松。

具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。会计档案规范文件的实物管理也更加科学。

价值呈现：合思档案为企业赋能

合思档案为企业带来了多维度的价值体现。

显著的降本增效，能节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。会计档案规范文件的管理成本大幅降低。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。会计档案规范文件中的数据得到充分挖掘和利用。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

场景应用：合思档案实际大展身手

合思档案在不同的使用场景中都发挥着重要作用。

财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式高效查阅档案，满足精细化管控需求。会计档案规范文件在财务人员的日常工作中得到精准利用。

业务人员可进行授权检索和授权借阅，方便获取所需档案信息。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作。

管理人员可通过统计报表、图表展示等了解档案数据情况，辅助决策。

成功见证：合思档案实力验证

众多企业的成功案例证明了合思档案的有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min等。会计档案规范文件的管理在该企业得到了质的提升。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。使用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场突围：合思档案独特定位

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等。

合思档案提供领先的单套制解决方案，符合国家政策导向，在数字社会、数字政府高效运行的背景下，单套制是文件管理模式调整的目标和方向。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案拥有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。会计档案规范文件在这样的系统中能够得到更专业的管理。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业在这方面的需求。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，深入了解客户需求，不断创新产品功能，更好地助力企业实现业财融合和数字化发展。

如果您想体验合思档案带来的全新变革，抓住数字化转型的机遇，不妨立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，还可免费试用，开启企业财务档案管理的新时代，实现降本增效、合规经营和低碳运营。