在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在市场中扩张。相关规划明确指出，2025年要完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML这种特定的发票文件格式存档。这一变化使得企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待“恶补”。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，电子会计档案已然成为企业数字化建设的必然选择。
合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，更是领先的单套制电子会计档案管理平台，能够有效应对当前企业财务档案管理的难题。
纸电混合时代档案管理痛点剖析
- 高管之困：成本高企与数据难用
企业高管在纸质档案管理方面面临着诸多难题。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要占用大量的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。大量的纸质档案占据着宝贵的办公场地，却无法为企业决策提供有力的数据支持，这无疑是一种资源的浪费。 - 财务之累：繁琐工作消磨热情
财务人员则深受档案数据量大的困扰。整理档案需要耗费大量的时间，他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。长期处于这样的工作状态下，财务人员的工作热情逐渐降低，工作效率也受到了影响。 - 业务之烦：报销流程繁琐耗时
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的运营效率。 - 综合成本与合规风险：隐忧重重
纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。同时，还存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用等隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都给企业带来了高合规风险。
合思档案的整体解决策略
- 多元方案满足多样需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种类型的发票文件格式，都能被精准识别和管理。 - 管理与服务融合创新
合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，都有相应的解决方案。通过与企业的深度协作，碰撞出协作的价值。 - 单套制方案高效便捷
合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电轨运行使线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。即使是复杂的发票文件格式，也能在这个系统中得到妥善处理。 - 扩展方案灵活管理
合思档案的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身需求，灵活调整对不同发票文件格式档案的管理方式。
合思档案的核心模块解析
- 丰富模块涵盖全面
合思档案拥有众多功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。每个模块都针对不同的业务场景和档案类型，进行了精心设计。 - 大数据方案提升效率
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。对于各种发票文件格式的档案，都能快速准确地进行处理和分析。 - 证据链方案保障合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。即使面对复杂的发票文件格式组合，也能确保档案证据链的完整。 - 数电票方案闭环管理
数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。对于特定的发票文件格式——数电票的XML格式，能够进行精准的处理和管理。
合思档案的竞争优势凸显
- 降本增效成果显著
合思档案能为企业节约成本，70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，实现了显著的降本增效。企业在处理各种发票文件格式的档案时，能够节省大量的人力、物力和财力。 - 合规性强值得信赖
合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理满足相关法规。它通过国家四部委官方试点100%成功验收，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等。企业可以放心使用合思档案来管理各种发票文件格式的档案，确保合规运营。 - 连接灵活应对变化
合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。无论是何种发票文件格式的档案，都能在合思档案的系统中得到妥善管理。 - 可扩展性灵活定制
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有很强的灵活性。对于不同发票文件格式的档案，企业可以根据自身业务特点进行个性化管理。
合思档案的成功案例展示
- 海亮教育：规模扩张效率提升
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人。共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。合思档案帮助海亮教育在处理大量发票文件格式的档案时，实现了高效管理，支持了企业的快速发展。 - 徐福记：多地连锁管理升级
徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。对于徐福记这样业务分散、发票文件格式多样的企业，合思档案提供了有效的解决方案。 - 某企业：数据整合成本降低
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，企业成本降低，管理自动化，流程精简。合思档案帮助该企业高效处理各种发票文件格式的档案，提升了企业的运营效率。 - 某集团型企业：合规环保效率提升
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案为该集团型企业在处理复杂发票文件格式的档案时，提供了合规、高效、环保的解决方案。
合思的优质服务体系保障
- 服务网络广泛覆盖
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到合思的优质服务，确保各种发票文件格式的档案得到妥善管理。 - 采集方式灵活多样
合思档案提供多渠道的采集方式，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录，支持多种格式的会计资料采集。还提供预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不同发票文件格式的档案，都能实现灵活采集和管理。 - 技术支持强大可靠
合思档案拥有强大的技术支持，如智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测 + 业务检测”，还能进行字段映射，让查阅更便捷。档案管理具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能。档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索、一站式预览、穿透联查等，满足全场景数字化利用需求。即使是复杂的发票文件格式，也能在强大的技术支持下得到高效管理。 - 全方位服务解决难题
合思提供全方位的服务，针对不同角色如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等都有相应的解决方案。帮助企业解决档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是何种发票文件格式的档案管理需求，合思都能提供专业的服务。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它助力企业实现业财融合，沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。
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