在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，不仅成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务更是聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此卓越的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇重重难题。而合思凭借其专业的差旅管理方案，与动力源携手共进，成功化解了这些难题。
动力源：业务困境凸显转型需求
动力源早在2011年就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了这一征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，试图构建一个高效的财务管理体系。然而，理想很丰满，现实却很骨感。随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出诸多问题，使得动力源的财务数字化之路举步维艰。
多系统操作体验差成为了员工们的心头之痛。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。这不仅导致假票、错票、重票情况难以避免，而且差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，员工和财务人员都苦不堪言。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时操偏，这无疑给企业的决策带来了巨大的挑战。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用支付方式也各不相同。这些问题进一步加剧了动力源财务管理的难度，使得企业急需一套行之有效的差旅管理方案来解决这些难题。
合思：量身定制差旅管理方案
面对动力源的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套差旅管理方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据流转的壁垒，为企业的财务管理提供了有力的支持。
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费受申请单&差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的发生概率。
合思的系统连接能力也十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案实施：步步为营确保成功
合思团队深知，一套好的差旅管理方案不仅要设计得好，更要实施得好。因此，在方案实施过程中，合思团队采取了一系列严谨的步骤，确保方案能够顺利落地。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析，确定了系统集成和产品应用的具体需求和目标。这一步骤为后续的实施工作奠定了坚实的基础。
接着，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作，确保数据的准确同步和共享。在对接过程中，团队成员们一丝不苟，对每一个数据字段都进行了严格的核对和验证，确保数据的准确性和完整性。
为了让动力源的员工能够更好地使用合思费控系统，合思团队对员工进行了培训，使其熟悉合思费控的操作流程和功能，尤其是无需报销和系统连接等特色功能。培训过程中，团队成员们耐心细致地解答员工们的疑问，确保每一位员工都能够熟练掌握系统的使用方法。
在实施过程中，合思团队不断进行测试和优化，及时解决出现的问题，确保系统的稳定运行和业务流程的顺畅。他们建立了完善的监控机制，对系统的运行情况进行实时监控，一旦发现问题，立即采取措施进行解决。
成果显著：多方共赢成效斐然
经过合思团队的不懈努力，动力源的差旅管理方案取得了显著的成果。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅为企业节省了大量的时间和成本，还提高了员工的工作积极性和满意度。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中感受到了实实在在的便利。
对于财务人员来说，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。
对于企业管理者来说，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价：高度认可携手未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思差旅管理方案的高度认可和对未来合作的美好期待。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，我们将为您提供专业、高效的差旅管理方案，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的差旅管理方案，亲身感受其带来的便利和价值。
