合思解决方案：助力企业档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为必然趋势。然而，许多企业在转型初期，往往陷入了只重系统流程与功能，却忽略根本问题的误区。动力源面临大量自研系统难整合的困境，传统手工报销模式不仅弊端丛生，多系统操作体验差、手工录入合规难等问题也让企业苦不堪言。系统割裂、数据分散、信息滞后等现象，严重阻碍了企业的发展步伐。

集团性公司如汉威科技，有着强烈的成本增效需求，包括降低财务人力成本、加强对公业务管控、保证财务合规高效、优化流程等。但支出散落多系统、预算统计难收口，对公付款与合同管理脱节、票款进度难以把控，集团化管理、发票人工校验和账务处理工作量巨大等痛点，让其转型之路困难重重。

高速发展的高端制造企业派克新材，随着企业的快速发展，业务成本管控需要财务给予更多支撑。报销流程长审批慢、对公业务扩增财务稽核做账压力大、保密单位数据安全需求高、多系统应用信息流转依靠人工卷抄等问题，成为了企业发展的绊脚石。

医药企业泽璟制药，由于学术交流会高频发生，报销时产生大量单据，处理起来费时费力，人工线下处理易出错。费用标准落地与额度管控难，差旅降本无从实现，费用类型多样统一管控困难，无法实时了解企业支出成本，设备流转管理形式传统协同效率低下等问题，也亟待解决。

面对这些行业痛点，合思推出了一套综合解决方案，为企业的财务数字化转型和企业档案管理带来了新的曙光。

解决方案全景图：开启企业档案管理新征程

合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其中，企业档案管理也在这一综合服务体系中得到了有效保障。

合思提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等服务，全面覆盖企业财务管理的各个环节。对于不同企业的具体问题，合思提供定制化解决方案。在企业档案管理方面，如为动力源将HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了相关档案信息的高效整合。为汉威科技整合第三方管控逻辑实现跨系统预算管理，通过单据信息转换在第三方系统内进行预算校验，也有助于企业对预算相关档案进行精准管理。

合思还帮助企业实现系统集成，打破数据孤岛。让企业的HR、OA、ERP等系统与合思费控对接，实现数据互通和业务流程的自动化。在企业档案管理中，这一举措使得各系统中的档案信息能够顺畅流转，提高了工作效率和管理精度。同时，合思提供多种功能模块，如发票智能校验，支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣等；自动生成凭证，通过标准EAI插件对接相关系统，无需人工操作，这些功能也为企业档案管理中的发票和凭证档案管理提供了便利。

核心功能亮点：企业档案管理的强力引擎

• 无需报销模式：员工幸福，档案无忧
  合思的无需报销模式，让员工因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。在消费过程中，受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式不仅提高了员工的工作积极性，也使得企业档案管理中的费用报销档案更加规范、准确，减少了人工干预带来的错误和繁琐。
• 超强系统连接能力：打破档案流转壁垒
  合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在企业档案管理方面，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。档案信息能够在不同系统之间顺畅流通，避免了档案信息的孤立和滞后。
• 多维度预算管控：精准档案管理保障
  合思的多维度预算管控，可按法人实体、成本中心、费用科目等维度进行预算校验，将预算检验前置到提交环节。这一功能有效落地预算管控，防止费用管控失控。在企业档案管理中，对于预算相关的档案能够进行精准管理，确保预算数据的真实性和准确性，为企业的决策提供可靠的档案依据。
• 智能报销流程：高效档案识别与审核
  借助OCR自动识别照片的发票信息，合思的智能报销流程提高了报销效率，保证信息准确，减少手工填单工作量。发票自动验真、查重，解决电子发票重复报销问题，分担财务人员审核压力。在企业档案管理中，这一功能使得发票档案的管理更加高效、准确，减少了虚假发票和重复发票进入档案系统的风险。

用户收益：企业档案管理的显著成效

• 效率飞升：档案处理快人一步
  合思解决方案为企业带来了显著的效率提升，在企业档案管理方面也有明显体现。动力源员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。这意味着与报销相关的档案处理速度大幅加快，档案管理更加高效。汉威科技财务核算效率提升60%，财务付款效率提升90%，对公业务档案管理更加顺畅。派克新材报销效率提升90%，项目报表产出效率提升50%，核算效率提升6倍，各类项目档案和财务档案的处理效率也随之提高。
• 成本锐降：档案管理精打细算
  成本降低是企业选择合思解决方案的重要收益之一。赛傲生物差旅预算节省100万元，尚品食品通过合思商城聚合比价，差旅成本显著降低。在企业档案管理中，成本的降低意味着可以将更多的资源投入到档案管理的优化和升级中，提高档案管理的质量和水平。
• 管理精准：档案信息一目了然
  企业实现从费用申请到入账的闭环管理，各类费用标准执行更精准。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策。在企业档案管理中，这一优势使得档案信息更加精准、透明，方便管理者进行档案的查询、分析和利用。
• 合规增强：档案数据真实可靠
  合思解决方案杜绝假票、错票、重票，提升财务数据真实性、准确性及及时性，满足企业财税合规的监管要求。在企业档案管理中，合规性的增强确保了档案数据的质量，为企业的合规经营提供了有力保障。

典型场景：企业档案管理的广泛应用

• 商旅出行场景：便捷档案记录
  在商旅出行场景中，员工可通过合思商城进行预订，享受免垫资、免开票、无需报销的便捷服务，同时费用受差标管控，保证合规性。在企业档案管理中，这一场景下的消费记录和相关凭证能够及时、准确地形成档案，便于企业进行统一管理和查询。
• 销售费用管理场景：精细档案管控
  对销售费用进行精细化管控，实现预算控制、费用分析等功能，提高销售业务的效益。在企业档案管理中，销售费用相关的档案能够进行细致的分类和管理，为企业的销售决策提供有力支持。
• 预算管控场景：全程档案监控
  通过合思系统进行预算的编制、执行和监控，实现事前、事中、事后的全程管控，确保预算目标的实现。在企业档案管理中，预算相关的档案能够进行全程记录和监控，便于企业对预算执行情况进行分析和评估。
• 系统集成场景：高效档案流转
  将企业的多个业务系统与合思费控对接，实现数据的互联互通和业务流程的自动化，提高企业的整体运营效率。在企业档案管理中，系统集成使得不同系统中的档案信息能够高效流转，避免了档案信息的重复录入和错误。

客户成功案例：企业档案管理的典范

• 动力源：多系统集成下的档案管理革新
  动力源使用合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台，实现多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。在企业档案管理方面，员工报销周期大幅缩短，会计工作量减少，人员成本节约。各类档案信息能够在不同系统之间顺畅流通，档案管理更加高效、准确。
• 汉威科技：财务效率提升下的档案管理优化
  汉威科技采用合思费控 + 合思档案 + 合思商城，财务核算和付款效率大幅提升，对公业务管控加强，预算管控前置，有效防止费用管控失控。在企业档案管理中，财务档案和对公业务档案的管理更加规范、精准，为企业的财务管理提供了有力支持。
• 派克新材：核算效率提高下的档案管理升级
  派克新材运用合思费控 + 银企直连，报销效率、项目报表产出效率和核算效率显著提高，财务管理合规性得到提升。在企业档案管理中，报销档案、项目报表档案和财务核算档案的处理效率大幅提高，档案管理更加合规、有序。
• 泽璟制药：学术活动支持下的档案管理创新
  泽璟制药借助合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 银企直联 + ERP互联，累计服务1700 + 场学术会议活动，审批效率提升50%，人力成本节约了30%。在企业档案管理中，学术会议活动相关的档案能够得到及时、准确的管理，为企业的学术活动提供了有力保障。

众多专精特新企业已通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，在企业档案管理方面也取得了显著成效。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业、高效的服务。

现在就行动起来，选择合思的财务数字化解决方案，让您的企业告别传统财务管理的困扰，实现有限资源的更有效利用，在激烈的市场竞争中脱颖而出。您可以免费试用合思的解决方案，开启企业档案管理数字化转型的新篇章。