在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案凭借其先进的技术和卓越的功能，在推动电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用，为企业提供了高效、便捷、合规的文档存储解决方案。
金牌橱柜：家居行业的璀璨明珠
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域深耕多年，是该行业的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，其实力可见一斑。
金牌橱柜的业务版图遍布全球，拥有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地。公司规模庞大，有 92 家归档主体，企业人数达 6000 多人。如此大规模的企业，其档案管理工作的复杂性可想而知。每年，公司产生的记账凭证量高达 2198061 张，业务单据量为 494949 张，银行回单量有 177744 张，发票量达 123247 张。
庞大的档案数量不仅带来了高额的成本，还耗费了大量的时间和人力。据预估，装订配耗时达 66 天/年，档案查找耗时约 30 天/年。此外，打印成本预估为每年 180000 元，存储空间成本为 90000 元/年，打印成本更是高达 100000 元/年。这些成本和时间的消耗，给企业的运营带来了不小的压力。金牌橱柜急需一套高效的文档存储解决方案来改善现状。
档案管理痛点：传统模式的困境
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多痛点。在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，数据难以整合利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程繁琐且效率低下。
保管环节也存在问题，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这种交接方式增加了管理的复杂性和风险。
存储环节同样不容乐观，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅占用了大量的空间，还存在着火灾、水灾等安全隐患。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式，使得每年的实物稽查工作变得异常艰难。工作人员需要人工逐一翻查档案，效率极低，而且容易出现错误。
这些痛点严重影响了金牌橱柜的档案管理效率和质量，也制约了企业的发展。因此，寻找一套能够解决这些问题的文档存储解决方案迫在眉睫。
合思档案：量身定制的解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思档案提供了一套量身定制的解决方案。
统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业的档案数据得到了有效的整合，避免了数据的分散和重复，提高了数据的利用效率。
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度出发，全面了解会计资料的来龙去脉，为企业的决策提供更加准确的依据。
数据共享：一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以通过一个平台快速、便捷地查阅所需的档案信息，大大提高了工作效率。
银行回单无纸化：降本增效
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了工作效率，助力企业实现降本增效的目标。
合思档案的这套解决方案，为金牌橱柜提供了一套完整的文档存储解决方案，有效地解决了企业在档案管理方面的痛点。
显著成果：降本增效合规经营
金牌橱柜在使用合思档案后，取得了显著的成果。
效率提升：时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
成本节约：总体成本大幅下降
预估节省总体成本 30 万+/年。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程，减少了打印成本、存储空间成本等费用。
合规性增强：档案合规性达到 100%
合思档案严格遵循相关法规和标准，确保了档案的合规性。通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，保证了档案的合规性。
这些成果充分证明了合思档案作为文档存储解决方案的有效性和可靠性，为金牌橱柜带来了实实在在的价值。
展望未来：引领电子会计档案数字化转型
合思档案通过为企业提供全面的电子会计档案解决方案，帮助企业解决了档案管理中的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，未来将有更多企业加入到电子会计档案数字化转型的行列中。
合思作为领先的财务数智化服务提供商，将继续秉承以客户为中心的服务理念，为更多企业提供优质的产品和服务，让有限更有效。
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