在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战，集体进入了低速增长阶段，利润也受到了一定影响。企业在运营过程中，存在着惯性思维、业财脱节、预算失控三大“净利润黑洞”。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，正如同一个无形的“吸血鬼”，每天都在侵蚀着企业的净利润。
差旅成本涵盖多个方面，从差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，到员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本，它不仅直接关系到企业的财务支出及现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性，产生巨大的弹性空间。可以说，差旅成本管控是企业立竿见影的降本方式。
2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业依旧难以解决拓展业务与成本管控之间的矛盾，成本压力始终无法有效释放。为了控制成本，企业在组织瘦身的同时，将管控之手伸向了差旅成本，试图通过各项举措硬控差旅费用。但这种硬控方式往往以牺牲员工体验为代价，影响员工积极性和雇主关系，进而对企业的健康可持续发展造成不利影响。
数智先锋：合思差旅管控方案全景
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业带来了全新的差旅管控体验。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的层面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源，就像在众多商品中挑选到最实惠的那一款。在“管”的方面，它不仅实现了全流程管控和全产业链优化，更让全员都参与到差旅管理中来，形成了一个有机的整体。
合思与众多知名在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，能够满足不同客户群体的个性化需求。此外，通过整合全球优质的服务商渠道，合思覆盖了全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，确保员工在出差海外时也能快速获取高性价比的出行选择。自动化预算工具在这一过程中发挥着重要作用，帮助企业更好地规划和控制差旅预算。
功能秘钥：解锁合思方案核心亮点
- 奖励驱动：合力省计划激发双赢
合思推出的差旅节省奖励计划“合力省”，如同为企业和员工之间搭建了一座双赢的桥梁。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。自动化预算工具能够精准计算奖励金额，确保计划的公平性和有效性。 - 动态调整：灵活差标适配市场
合思采取灵活的差旅标准调整策略，根据旅游旺季和淡季以及市场价格的波动，适时调整差旅标准。在旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准，保证员工的出差体验；在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准，实现企业差旅成本的合理控制。自动化预算工具可以实时监控市场价格变化，为企业提供科学的差标调整建议。 - 智能风控：BI系统全面监控
基于BI差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。它能够实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警，就像一位忠实的“守护者”，守护着企业的差旅成本。自动化预算工具与BI差旅风控系统紧密配合，提供准确的数据支持。 - AI赋能：智能功能引领未来
2024年起，合思陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。从员工视角来看，有行程与住宿推荐、自动化预订服务，让员工无需花费大量时间自行规划行程；从企业视角来看，有差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析等。自动化预算工具借助AI技术，实现了更高效、更精准的预算管理。
价值回报：企业选用方案显著收益
- 成本降低：挖掘净利润新源泉
合思的解决方案能够帮助企业降低差旅成本，提高经营效率，挖掘更多净利润。首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。自动化预算工具通过精准的预算规划和控制，为企业节省了大量的差旅费用。 - 体验提升：员工差旅更轻松
该方案提升了员工的差旅体验，员工在合思AI智能推荐助手的帮助下，可轻松获得根据企业差标、预算和员工偏好的更高效价比的酒店入住和出行方案。这不仅节省了费用，还减少了员工在差旅申请和预定过程中花费的时间。自动化预算工具能够根据员工的历史消费数据和企业的差标，为员工提供个性化的推荐。 - 管控加强：资源分配更合理
合思加强了企业对差旅成本的控制与管理，通过全流程管控和智能分析，确保企业资源合理分配，有效控制成本和预防风险。自动化预算工具实时监控预算执行情况，及时发现潜在的风险，并提供相应的解决方案。 - 无纸化加速：迈向智能化新高度
合思助力企业实现无纸化进程提速，电子化单据存储比例持续增长，降低了档案耗材和存储成本，节约了整理成本，提升了检索效率，实现了管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。自动化预算工具在电子会计档案管理中发挥着重要作用，实现了预算数据的电子化存储和管理。
场景典范：合思方案多元应用展示
- 下沉市场深耕：精细化管控提效
当企业业务向三四线城市扩展，差旅频率在三四线城市逐步增高时，大部分企业目前管控维度仅支持到“市”。合思可帮助企业建立深度合作关系，科学设置差标管控金额，实现精细化成本控制和效率提升。自动化预算工具能够根据不同地区的经济发展水平和市场价格，为企业制定合理的差标。 - 出海业务护航：一站式服务解难题
出海业务增加了企业国际差旅管理需求，企业面临海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思可提供一站式多语言服务解决方案，覆盖全球资源，支持多维度管控，助力企业有效开展海外业务。自动化预算工具可以实时监控海外市场的价格变化，为企业提供准确的预算规划。 - 线下消费覆盖：消灭管控盲区
企业线下差旅费用管控存在盲点，不透明性为成本控制及合规带来挑战。合思易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。自动化预算工具能够实时记录线下消费数据，确保费用的合理性和合规性。 - 数电票时代适配：档案管理升级
在电子发票、纸质发票与数电票并存的时代，企业在会计凭证管理上若仍过多依赖于传统纸质档案，会增加存储和管理成本，让数电票的关键价值难以发挥。合思可助力企业建立或迭代电子会计档案管理系统，适应财务档案的全链路管理需求。自动化预算工具在电子会计档案管理中实现了预算数据的自动化归档和检索。
成功鉴证：合思方案客户案例实证
- 违规查控：完善制度防风险
某企业员工小张存在违规差旅消费情况，应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。自动化预算工具在这一过程中提供了准确的数据分析，帮助企业及时发现问题。 - 下沉管控：订单增长消费降
某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。自动化预算工具为企业的差标调整提供了数据支持，实现了精准的成本控制。 - 合力省成效：节省费用促双赢
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。自动化预算工具在合力省项目中发挥着重要作用，确保奖励计算的准确性和公正性。 - 档案应用：成本降低效率升
合思档案近三年客户企业增长比例分别为71%、213%和220%，应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。自动化预算工具在电子会计档案管理中实现了预算数据的自动化处理和存储。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。企业应全面警惕包括差旅管理在内的各项企业管理的合规风险，并通过建设与迭代电子会计档案管理系统做出前瞻性布局和“全链路应战”，合思的解决方案可助力企业实现这一目标。面向未来，企业应用发展的眼光选平台，合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
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