在当今数字化飞速发展的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措标志着我国发票电子化进程迈出了坚实的步伐，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。
发票电子化：市场新趋势
发票电子化在当下市场正呈现出蓬勃发展的趋势，它对于企业财务数智化转型起着至关重要的推动作用。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。我国发票电子化改革的加速，为企业带来了前所未有的机遇。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，让企业摆脱传统报销模式下会计凭证处理的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在当前经济环境下，企业迫切需要借助发票电子化的东风，提升自身的财务管理水平，增强市场竞争力。
传统档案管理痛点剖析
传统纸质档案管理在企业中面临着诸多问题和挑战。
以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面存在诸多难题。归档难，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免；查找慢，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找；成本高，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大；不合规，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元；门店报销周期长达2月；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营也存在类似的困扰。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单 + 财务凭证需要打印后归档；档案存储成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险；纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理上也存在诸多不便。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。
合思档案：全面解决方案
针对传统档案管理的诸多痛点，合思档案提出了全面而系统的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现真正的数字化转型。
通过智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。同时，它还提供自动组装、多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，大大提高了档案利用效率。
合思档案核心模块探秘
合思档案的核心功能模块各具特色，优势显著。
智能采集环节，合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现开放式接口互联和自主采集。它能够对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据采集的高效准确。
档案制档环节，合思档案具备智能关联和自动组装功能，能够进行四性检测、业务检测，并提供自定义版式文件。这使得档案制档更加规范、高效。
档案管理环节，合思档案实现了精准权限管控和档案目录灵活扩展。同时，它还具备水印管理功能，档号符合国标要求，确保档案管理的安全性和规范性。
档案利用环节，合思档案提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。此外，它还实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
合思档案竞争优势凸显
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约、效率提升、合规性保障等方面具有显著的竞争优势。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案能够为企业带来可观的成本节约。年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
合思档案支持电子凭证的闭环管理，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验，保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。此外，合思档案可实现多系统数据互联，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，让档案应收尽收，形成完整的财务证据链。
合思档案成功案例展示
合思档案在实际应用中取得了显著的效果和价值，多个不同行业的成功案例就是最好的证明。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
合思专业服务体系保障
合思为客户提供了全面而专业的服务体系。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队，不断优化产品和服务。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拓展服务范围，为更多客户提供优质的财务数智化服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，这充分体现了合思服务的可靠性和认可度。
合思档案：未来可期
合思档案在推动企业财务数智化转型、实现电子凭证全流程无纸化方面发挥了重要作用。它帮助企业解决了传统纸质档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
随着发票电子化进程的进一步加快，合思档案将继续发挥其优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，为企业的财务数智化转型提供参考和借鉴。合思将不断创新和完善产品与服务，以满足企业日益增长的财务数智化需求，助力企业在数字化时代取得更大的发展。
