合思档案：数电票时代成本控制管理的理想之选

在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已悄然来临。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。在收票方面，电子发票的接收需要满足合法合规的要求，多个政策已明确肯定其法律效力；开票方面，全国36个省市区也已实现数电票试点的全覆盖。

因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且枯燥繁复的工作所困扰；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险在于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

面对这些挑战，合思档案应运而生，成为企业进行成本控制管理的有力武器。

专属方案 满足多元需求

合思档案为不同角色提供了针对性的解决方案，全方位满足企业在成本控制管理方面的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。通过数字化手段，还能节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的成本控制管理提供了坚实的基础。

功能概览 构建强大体系

合思档案拥有强大的功能体系，为企业的成本控制管理提供了全方位的支持。
智能采集方面，外部生态具备规则引擎、业务映射等功能，内部有EAI插件、API接口等。预归档服务可实现自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析提供进销项统计、资金统计等；应用层有辅助审计、证据方案库等。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，进一步助力企业的成本控制管理。

核心亮点 彰显卓越品质

合思档案在成本控制管理方面具有诸多核心亮点。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为企业的成本控制管理提供了高效的数据处理能力。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的成本控制管理需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保企业在成本控制管理过程中的数据准确性和合规性。

价值凸显 助力企业发展

合思档案能为企业带来显著的价值，有效助力企业进行成本控制管理。
它实现了显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使企业的财务流程更加顺畅，提高成本控制管理的效率。
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以更好地进行成本控制和决策制定。
它还实现了资源重组，使前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，从而实现企业效益最大化，为企业的成本控制管理提供了有力的支持。

典型场景 展现灵活适用

合思档案具有丰富的典型使用场景，充分体现了其在成本控制管理方面的适用性和灵活性。
单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，有效降低了企业的档案管理成本。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员有不同的查询权限和方式，提高了档案的利用效率，降低了查询成本。
数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保企业在数电票管理方面的合规性和成本控制。
实物备查通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，降低了实物档案管理的成本。

成功案例 见证卓越成效

众多企业的成功案例证明了合思档案在成本控制管理方面的卓越成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等，有效降低了企业的档案管理成本，提高了工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，显著降低了企业的档案管理成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业节省了大量的成本。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有效降低了企业的档案管理成本。

市场定位 凸显独特优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，获得信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为企业的成本控制管理提供了可靠的技术支持。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，确保企业在不同阶段都能实现有效的成本控制管理。

在数电票时代，合思档案无疑是企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下档案管理痛点的理想选择。它助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票时代的发展，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。

已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。企业应抓住机遇，跟上数字化转型的步伐。如果您想进一步了解合思档案，感受其在成本控制管理方面的强大功能，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，还可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅。