数电票时代，合思档案为企业档案管理赋能

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。国家明确规划，2025年要完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

纸电混合时代，企业在档案管理方面痛点重重。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间、手动逐一匹配核对确认等枯燥繁复的工作。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

企业在档案管理上还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本是手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理，肯定了电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。

合思档案：全方位破解企业档案管理难题

合思档案针对企业在档案管理方面的诸多痛点，提出了全面解决方案，满足不同角色的需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务人员使用合思档案，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案功能概览：多维度打造高效档案管理体系

• 多源采集：数据获取灵活高效
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准关联高效整合
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，进行“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活配置安全可控
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷查询全流程管控
  档案应用支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，虚拟库房可视化监控档案室等。

合思档案核心亮点：创新技术驱动档案管理变革

• 大数据处理能力：海量数据秒级响应
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，有海量数据匹配引擎和映射引擎，还有专利技术支撑。

• 档案扩展解决方案：自定义管理灵活拓展
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，涵盖档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等全生命周期管理。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规性
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

• 共享调阅解决方案：满足多维度查阅需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员有不同的查询方式，如财务人员可多维查询、导入式查询等，业务人员可授权检索、授权借阅等。

合思档案为企业带来的价值：降本增效合规发展

合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。它能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家政策对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，如关注全生命周期建设，完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，合思档案能够满足这些需求，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案典型使用场景：不同企业的高效选择

• 海量单据企业：业财一体降本增效
  对于年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 集团型企业：标准化管理合规低碳
  集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题突出。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

• 多系统数据互联企业：数据共享全生命周期管理
  对于多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，提高了合规性管理，减少了档案匹配和查询耗时。

• 教育集团企业：简化流程高效利用
  对于中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案成功案例：实际验证产品优势

海亮教育表示，在完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案市场定位与差异化优势：领先技术广泛连接

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思档案广泛连接各类异构业财系统，具备强大的数据获取、验签、解析能力，自主研发工具包，持续迭代、接口开放，能实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，福布斯中国科技50强等，为产品的安全性和可靠性提供保障。

提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，在档案管理的多个环节有创新解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案等。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，电子会计档案管理将越来越重要，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。已有众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，取得了良好的效果。企业应抓住机遇，选择合思档案开启高效、合规的档案管理之旅。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式联系合思，获取更多信息，还能免费试用数电票管理系统。