合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理正逐渐成为企业财务管理的核心议题。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，加强信息化建设已刻不容缓。目前，数电票在收票方面，电子发票接收已合法合规；开票方面，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖。在这个纸电混合的时代，传统纸质档案管理的弊端愈发凸显。

传统纸质档案管理存在诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需手动逐一匹配核对，枯燥又低效。业务人员更是饱受报销纸质票据流程繁琐的困扰。此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力易导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且管理需关注档案全生命周期管理闭环，制度法规遵循是企业必须重视的环节。

合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案，帮助企业在制度法规遵循的基础上，解决传统纸质档案管理的难题。

创新方案 满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据秒级查询。档案扩展解决方案可提供可灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。在制度法规遵循方面，合思档案严格按照相关规定设计方案，确保企业档案管理合规。

功能概览 全生命周期管理

合思档案可采集内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据等，以及外部系统如核算系统（费控系统、资金系统等）和业务层的银行回单、进项发票等各类会计资料。电子会计档案全生命周期管理包括智能采集，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等进行采集；预归档服务，如自动归档、业务检测等；基础管理，如档号管理、档案储存等；档案服务，如身份调查、实物管理方案等。多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在整个管理过程中，始终确保制度法规遵循。

核心亮点 彰显独特优势

合思档案拥有众多核心亮点。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，严格遵循制度法规。专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

产品价值 惠及多方角色

对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，确保企业在制度法规遵循的前提下实现发展。对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。合思档案能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印；是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值；实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 凸显实用价值

合思档案拥有多种典型使用场景。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。在这些场景中，合思档案都严格遵循制度法规，保障企业档案管理的合规性。

成功案例 见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例都充分体现了合思档案在制度法规遵循方面的优势，为企业提供了可靠的解决方案。

市场定位 独具差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能满足数电票时代企业海量电子数据的存储与应用需求。合思档案提供的档案扩展解决方案可生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，可按自身管理需求自定义归档目录，始终将制度法规遵循贯穿其中。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票时代的发展，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理解决方案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。众多客户对合思档案给予了高度评价，如“海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”等，足以证明合思档案的可靠性和实用性。如果您的企业也想在制度法规遵循的基础上，提升电子会计档案管理水平，不妨免费试用合思档案，开启财务数字化管理新篇章。