在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统财务档案管理模式却在这场变革中显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为困难，需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准的报销记录查询。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决传统财务档案管理的难题提供了新的方案。
合思档案：全方位财务数智化解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，打造了合思档案这一强大的电子会计档案管理平台。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，能够对大文件进行自动切割，并对数电票进行自动化解析，轻松解决了档案采集的难题。无论是大量的电子发票，还是复杂的业务单据，合思档案都能快速、准确地进行采集，为后续的档案管理工作奠定坚实基础。
在档案制档环节，合思档案能实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件。通过智能关联，系统能够自动将相关的单据、发票和凭证进行匹配，大大提高了制档的效率和准确性。同时，四性检测和业务检测功能确保了档案的合规性和准确性，让企业的财务档案管理更加规范。
合思档案核心功能：打造高效档案管理体验
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）获取数据。OCR识别技术能够快速准确地识别纸质文档中的文字信息，将其转化为电子数据；RPA技术则可以实现自动化的数据采集和处理，大大提高了工作效率。通过这些先进技术的应用，合思档案能够轻松应对各种复杂的数据采集场景，为企业提供更加全面、准确的数据支持。
在档案管理上，合思档案能进行精准权限管控、档案目录灵活扩展，具备水印管理功能，档号符合国标要求。精准权限管控确保了只有授权人员才能访问和操作相关档案，保障了数据的安全性和保密性。档案目录的灵活扩展功能则让企业可以根据自身的业务需求和管理要求，对档案目录进行个性化设置，提高了档案管理的灵活性和适应性。水印管理功能可以在档案文件上添加水印，防止文件被非法复制和传播，进一步保障了档案数据的安全。
在档案利用时，合思档案支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。多维检索功能让用户可以根据不同的条件和关键词进行报销记录查询，快速找到所需的档案信息。一站式预览功能则让用户无需打开多个文件，即可在一个界面上查看档案的详细内容，提高了查阅效率。在线借阅功能方便了用户在需要时随时借阅档案，而异构系统联查功能则可以实现不同系统之间的档案数据共享和查询，打破了信息孤岛。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则让企业的实物档案管理更加便捷、高效，提高了档案管理的整体水平。
合思档案应用案例：见证实际效果
合思档案在多个行业都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了惊人的效果。通过合思档案的智能采集和制档功能，该公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。同时，预计每年可减少综合成本20万元。而且，在进行报销记录查询时，员工可以更加快速、准确地找到所需的报销记录，大大提高了工作效率。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，也实现了巨大的变革。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。员工在进行报销记录查询时，无需再像以前那样在大量的纸质档案中寻找，只需在系统中输入关键词，即可快速找到相关的报销记录，大大提高了工作的便捷性。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在进行报销记录查询时，系统的多维检索功能让员工可以根据不同的条件和关键词进行快速查询，大大提高了查询的准确性和效率。
数字阅读行业的帆书采用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。员工在进行报销记录查询时，系统的一站式预览功能让他们可以在一个界面上查看报销记录的详细内容，无需再打开多个文件，大大提高了查阅效率。
行动号召：开启财务数智化新征程
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案以其强大的功能和显著的实际效果，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。如果您也想解决传统财务档案管理的难题，提高报销记录查询的效率，实现企业的降本增效和合规经营，不妨立即了解合思档案。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，也可以扫描二维码了解合思档案、了解更多案例。现在就点击免费试用，开启您的财务数智化新征程！
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