电子资料存档最佳实践：合思档案助力企业财务档案管理变革

在当今企业运营中，财务档案管理犹如一座隐蔽的大山，给企业带来诸多难题。企业高管在面对纸质档案时，常常为其高昂的管理成本和庞大的占地面积而发愁。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落的珍珠，难以进行深度的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

对于财务人员来说，日常工作中要处理海量的档案数据。每一份数据都需要手动逐一匹配、核对确认，这个过程枯燥且繁复，不仅耗费大量时间和精力，还容易出现人为错误。

业务人员也深受其扰。出差、招待后的报销环节，需要留存纸质票据并上交，繁琐的流程让他们的时间被大量占用。

从成本角度看，纸质档案存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作不仅浪费人力，而且在查询调阅数据时也无法实现有效利用。此外，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案，成为电子资料存档最佳实践的典范。

合思档案：数智化财务管理新势力

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先产品。该公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。

合思档案基于广泛连接的生态，为企业提供全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。通过实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，合思档案成功解决了企业在档案管理方面内外交困的问题。它能够助力企业实现业财融合，将财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，释放人的创造力，让企业的资源得到更有效的利用，是电子资料存档最佳实践的代表产品。

使命愿景：开启企业档案管理新篇章

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，它更是管理与服务的深度融合。通过与企业携手合作，合思档案碰撞出协作的价值。

它的使命是助力企业沉淀数据资产，保障合规管理。在当今数字化时代，数据是企业的核心资产之一。合思档案能够帮助企业将财务档案数据进行有效的整合和管理，提升档案利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值。

同时，合思档案致力于帮助企业实现决策数智化。通过提供准确、及时的档案数据，为企业决策提供有力支持，提升财务服务效率，让企业在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。此外，它还能推动企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，是电子资料存档最佳实践的有力践行者。

模块功能：全方位覆盖档案管理需求

合思档案拥有丰富的功能模块，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面涵盖电子会计档案全生命周期管理。从智能采集环节开始，能够快速、准确地收集各类档案数据；预归档服务则对收集到的数据进行初步整理和审核；基础管理环节对档案进行分类、存储和维护；档案服务环节则为用户提供便捷的查询、调阅和使用服务。

此外，合思档案还具备强大的统计分析功能，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等。通过这些功能，企业能够深入了解自身的财务状况，为决策提供数据支持，是电子资料存档最佳实践的重要体现。

功能亮点：创新驱动档案管理高效化

合思档案具有诸多功能亮点和创新之处，使其在市场上脱颖而出。

它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破了传统档案管理的物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，并可以自由穿透档案链，方便用户查看相关联的档案信息，是电子资料存档最佳实践的创新之举。

合思档案拥有“四性检测+业务检测”双模式检测方案。“四性检测”保障了归档数据的真实、完整、安全、可用，而业务检测则可基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。这种双模式检测方案为企业的档案管理提供了双重保障。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。

共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，是电子资料存档最佳实践的功能优势。

产品优势：领先同行的核心竞争力

与其他产品相比，合思档案具有显著的优势。

它能够广泛连接各类异构业财系统，具备强大的数据采集能力。这使得它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能够整合企业内外部的各类档案数据，实现数据的统一管理。

合思档案实现了100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入，实现了自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，为企业的档案管理提供了可靠的保障。

此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力。它能够及时应对政策和业务变化，满足接收管理数电票的能力，确保企业的档案管理始终跟上时代的步伐，是电子资料存档最佳实践的优势体现。

目标用户与应用场景：精准覆盖企业需求

合思档案的目标用户广泛，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。

对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，助力决策数智化，实现降本增效。通过对档案数据的深入分析，为企业的战略决策提供有力支持。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，实现档案数据的同源透明流转。减少了繁琐的手工操作，让他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。

外部审计人员可以通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源。方便他们进行审计工作，提高审计效率和准确性。

合思档案的应用场景涵盖了企业财务档案管理的各个环节，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等。适用于事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等不同类型的企业。同时，它还可应用于档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控以及线下实物管理等场景，是电子资料存档最佳实践的广泛应用体现。

成功案例：见证合思档案卓越成效

众多知名企业的成功案例证明了合思档案的卓越性能。

海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案完成数字化拼图后，服务单位从15家增长到298家，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，增加了9人。同时，凭证自动化率达到了91.6%，大大提高了工作效率。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，拥有多地连锁门店和70多家分公司，年数据量达到2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化办公，在线匹配组装档案，异地线上调阅档案，管理效率得到了极大提升。

中交水规院是新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构。合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，减少了打印存储成本。审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店。它积极响应国家政策，与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这些成功案例充分说明了合思档案是电子资料存档最佳实践的成功典范。

合思档案在企业财务档案管理中具有显著的价值和意义。它能够显著降本增效，实现企业全面数字化，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是降本增效目标，合思档案都能满足企业需求，助力企业实现财务档案管理的变革。

如果您的企业也想开启数字化档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话或访问www.hosecloud.com网站联系合思，还能免费试用合思档案，体验电子资料存档最佳实践带来的便利与价值。