合思档案：引领财务电子档案管理系统新潮流

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面正面临着重重困境。企业高管们为纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间且数据难以分析利用而发愁；财务人员每日需手动处理海量档案数据，工作枯燥又繁琐；业务人员则深陷报销流程的泥潭，耗费大量时间。

这些问题带来的不仅仅是高显性成本，如纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜等存储空间的开支；更有高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作、查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用；还有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力因素可能致使纸质档案损坏。

2025年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。数电票管理要求特殊，需经过验签、解析并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。企业在数字化推行过程中，虽解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，阻碍了企业全面数字化的进程。

在这样的背景下，合思档案——一款专业的财务电子档案管理系统应运而生。

合思档案基本信息揭秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先财务电子档案管理系统。该公司创立于2014年，是专精特新企业，已累计融资超15亿元人民币。

合思档案基于广泛连接的生态，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其功能模块丰富多样，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，并分别对应大数据、档案扩展、费控、税务、QA、资金、影像、业务、更多、共享调阅等系统。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，可广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

使命愿景助力企业转型

合思档案这款财务电子档案管理系统致力于管理与服务的融合，携手企业碰撞出协作的价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，以帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型为目标，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案秉承“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。它助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，让企业在有限的资源下实现更有效的运营。

全面实用的功能模块

• 多源采集灵活高效
  合思档案财务电子档案管理系统的多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。

对于手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档轻松高效
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，可使不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。

它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让已完成业务证据链组装的档案数据查询更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

• 档案管理精细灵活
  档案管理功能具备权限管理和档案目录灵活扩展的特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限以及水印权限管理。

档案目录支持自定义分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

• 档案应用高度融合
  档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。

一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

功能亮点创新之处

• 双模式检测保障安全
  合思档案财务电子档案管理系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。

业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯；四性检测满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。

• 大数据方案高效处理
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等方式。

• 档案扩展灵活管理
  档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能进行财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。

• 共享调阅精准便捷
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询方式和权限。

对比传统优势显著

合思档案财务电子档案管理系统相较于传统档案管理方式具有显著优势。它能显著降本增效，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，确保100%管理合规。

它实现了电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据实现数据价值，通过前后端数据同源、流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。

同时，它符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，合思档案的管理满足国家相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，包括档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

目标用户应用场景

• CEO/高管：决策数智化引领转型
  CEO/高管关注沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。合思档案财务电子档案管理系统助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效工作轻松管理
  归档员/财务需要提高工作效率，告别重复低价值工作。合思档案能实现档案数据同源，使数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：在线审计便捷溯源
  外部审计期望审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。合思档案支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例彰显实力

众多企业使用合思档案财务电子档案管理系统后取得了显著成效。海亮教育，作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记，2023年中国500最具价值品牌，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院，新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜，全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

合思档案作为一款功能强大、优势显著的财务电子档案管理系统，能够有效解决企业在档案管理方面的诸多痛点，助力企业实现降本增效、合规经营和数字化转型。众多成功案例和客户的高度评价证明了合思档案的可靠性和实用性，企业可以放心选择。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将是企业实现这一目标的得力助手。欢迎企业拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和小程序获取最新动态，开启数字化档案管理的新篇章，还可免费试用合思档案财务电子档案管理系统，亲身体验其强大功能。