在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，这家成立于1995年的我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战。而合思的出现，为其带来了转机，助力动力源成功实现财务数字化转型，有效解决了多系统林立导致的数据孤岛等问题，充分体现了合思财务数字化解决方案在保障出差费用合规等方面的重要性。
动力源转型前痛点：出差费用合规难题凸显
- 多系统操作体验差合规难
动力源在财务数字化转型前，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据则需财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作全靠手工进行，这使得假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，员工和财务人员的操作体验极差，出差费用合规也难以保障。 - 系统割裂数据分散滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏，出差费用合规管理缺乏有效的数据支持。 - 业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型众多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这使得出差费用合规管控难度大大增加。 - 组织架构复杂流程繁复
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，进一步影响了出差费用合规管理。
合思解决方案：打破壁垒保障出差费用合规
- 系统集成数据互通
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，为出差费用合规管理提供了准确的数据基础。 - 无需报销体验升级
业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，有效保障了出差费用合规。 - 强大连接打破壁垒
合思利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，确保出差费用合规管理的高效性。
实施过程：精准操作保障出差费用合规落地
- 数据同步有效对接
合思将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据的有效对接。这一步骤为后续的出差费用合规管理提供了坚实的基础。 - 申请消费流程规范
员工在合思费控系统中提交申请单，系统根据设置的规则进行费用标准和预算控制。审批通过后可在合思商城进行因公消费，消费数据实时反馈到系统中。财务进行统一对账和结算，整个流程规范有序，保障了出差费用合规。
成果效益：出差费用合规带来多方面提升
- 效率成本双优化
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。出差费用合规管理的高效性直接带来了效率和成本的双重优化。 - 员工体验大改善
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步保障了出差费用合规，也提升了员工的满意度。 - 财务合规更轻松
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作，出差费用合规管理更加轻松。 - 管理决策更精准
管理实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，确保出差费用合规管理贯穿企业运营始终。
动力源评价与号召：开启出差费用合规新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为企业提供全方位财务数智化服务，在保障出差费用合规方面具有显著优势。诚邀更多企业选择合思，免费试用合思的财务数字化解决方案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，开启出差费用合规的新征程。
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