数字财务工具合思档案：破解企业财务档案管理难题

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理犹如一座迷雾重重的迷宫，让众多企业深陷困境。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而愁眉不展；财务人员则在海量的档案数据中苦苦挣扎，整理工作不仅耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的流程让他们疲惫不堪；业务人员在出差、招待后的报销环节，面对繁琐的纸质票据流程，也只能无奈叹息。

与此同时，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求庞大，手工装册归档的重复性工作让人望而生畏。查询调阅条件的粗糙颗粒度，使得数据无法得到有效利用。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，再加上不可抗力可能导致纸质档案损坏的风险，让企业的财务档案管理雪上加霜。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理更是直面新的挑战，因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

而合思档案，作为一款强大的数字财务工具，正是企业摆脱财务档案管理困境的密钥。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位神通广大的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），为企业打造了一个全面、高效的档案管理体系。

大数据解决方案更是彰显了其强大的实力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不同场景下的档案管理需求。

数电票解决方案为企业提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务，助力企业合规高效应用会计数据标准。合思档案，作为一款卓越的数字财务工具，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。

核心功能亮点：数字财务工具的卓越实力

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能犹如一个智能的数据收集器，支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。

此外，该功能还支持手动采集、自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。多源采集功能让企业的数据汇聚更加便捷、高效，充分展现了数字财务工具的强大优势。

• 智能制档：高效精准的档案组装大师
  智能制档是合思档案的一大核心亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。

它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让档案管理工作更加轻松。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能让合思档案成为了企业档案管理的高效精准的组装大师，尽显数字财务工具的卓越实力。

• 专用格式版式文件：档案存储的创新变革
  专用格式版式文件是合思档案的又一创新之处。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。

同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。专用格式版式文件的应用，为企业的档案存储带来了全新的变革，凸显了数字财务工具的创新价值。

• 双模式检测方案：数据安全的坚固防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据安全的坚固防线。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。双模式检测方案让企业的数据安全得到了有力保障，体现了数字财务工具的严谨与可靠。

使用收益：数字财务工具带来的丰厚回报

• 降本增效：收紧企业的钱袋子
  使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效举措，充分体现了数字财务工具的经济价值。

• 全链路拉通：补足信息化建设空白
  合思档案作为电子会计档案管理的闭环全量业财系统的“连接器”，能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。它让企业的财务数据在各个环节之间顺畅流通，实现了信息的共享和协同，为企业的数字化转型提供了有力支持，彰显了数字财务工具的战略意义。

• 数据活化：实现数据价值的跃升
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用。企业可以通过对档案数据的深入分析，挖掘其中蕴含的价值，为企业的决策提供有力依据。这使得企业能够更加精准地把握市场动态，制定科学合理的发展战略，体现了数字财务工具在数据驱动决策方面的重要作用。

• 资源重组：提升企业效益最大化
  合思档案能够实现企业资源的重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。通过优化企业的档案管理流程，整合各类资源，企业能够实现效益的最大化，在激烈的市场竞争中占据优势地位，凸显了数字财务工具对企业整体运营的积极影响。

典型场景：数字财务工具的广泛适用性

• 数智化转型企业：保障全面数字化进程
  在企业数智化转型过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。合思档案作为一款优秀的数字财务工具，可保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

• 集团型企业：实现标准化合规管理
  集团型企业往往存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，为集团型企业的档案管理带来了新的解决方案。

• 多系统运行企业：统一储存与数据共享
  多系统运行的企业面临会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可统一储存、保证业务证据链完整、实现数据共享和全生命周期管理，为多系统运行企业的档案管理提供了有力支持。

• 业务系统多且独立企业：简化流程与多维查询
  业务系统多且独立的企业在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多痛点。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案可简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，满足了这类企业对档案管理的特殊需求。

客户成功案例：数字财务工具的实力见证

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的管理成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本显著降低。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某多系统运行的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案，作为一款专业的数字财务工具，能为企业提供全方位的财务档案管理解决方案。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您也想摆脱财务档案管理的困境，不妨选择合思档案，开启免费试用，体验高效、合规的财务档案管理之旅。