在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的文档管理正经历着前所未有的变革。文档数字化转型成为众多企业提升效率、降低成本、增强竞争力的关键举措。今天，我们将聚焦好想你健康食品股份有限公司，看看它在文档数字化转型过程中遇到了哪些挑战，又是如何与合思携手解决这些难题的。
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点、3.6W + 年凭证数。作为红枣行业的领军上市企业，好想你在业务蓬勃发展的同时，也面临着财务档案管理方面的重重挑战。财务档案管理的效率和质量，直接关系到企业的运营和发展，因此，如何解决这些问题成为好想你亟待解决的重要课题。
财务档案困局待解
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归档难题如山
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着归档难的问题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关凭证完全匹配。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。大量的纸质档案在流转过程中，很容易出现丢失、损坏等问题，给企业的财务工作带来了极大的困扰。 -
查找慢如蜗牛
纸质档案的查找效率极低，受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。财务人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某份重要档案时，可能需要花费数小时甚至数天的时间，严重影响了工作效率。 -
成本高似重负
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要配备专人进行管理。随着档案数量的不断增加，档案室的空间越来越紧张，人力成本也不断攀升。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了企业的经济效益。 -
合规风险凸显
纸质档案管理办法存在诸多弊端，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当今严格的监管环境下，这种管理方式很难满足企业的管理要求。一旦出现档案丢失、损坏或数据泄露等问题，企业将面临严重的法律风险和经济损失。
合思方案破局之道
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打破壁垒数据同源
合思凭借其专业的电子会计档案管理平台，为好想你量身定制了一套解决方案。该方案的核心之一是打破数据壁垒，实现数据同源。通过该平台，财务人员可以便捷地利用数据，一键联查相关信息。这大大提高了工作效率，减少了人工操作的时间和错误。例如，在进行财务审计时，财务人员可以通过平台快速查询到相关的凭证、单据和发票，无需再在纸质档案中苦苦寻找。 -
自动组装审计便捷
合思的解决方案还实现了自动组装档案，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这大大提升了审计效率，减少了审计时间和成本。在审计过程中，审计人员可以通过平台快速获取所需的档案数据，进行精准审计。同时，平台还提供了审计报告生成功能，方便审计人员生成审计报告。 -
实物高效管理
为了解决纸质档案管理中实物查找难的问题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可定位实物档案的位置。这大大提高了档案查阅的便捷性，减少了查找实物档案的时间和成本。
方案实施步步为营
合思与好想你进行了深入的沟通，详细了解了好想你在财务档案管理方面的具体需求和痛点。在此基础上，合思制定了详细的实施计划。首先，逐步将好想你的财务档案数据迁移至合思档案管理平台，并进行系统调试和优化。在数据迁移过程中，合思采用了先进的数据加密技术，确保数据的安全和完整。同时，合思还对系统进行了多次测试，确保系统的稳定性和可靠性。
其次，对好想你相关财务人员进行培训，使其熟悉新系统的操作和使用。合思为好想你财务人员提供了专业的培训课程，包括系统操作培训、数据管理培训等。通过培训，好想你财务人员能够熟练掌握新系统的操作方法，提高工作效率。
在实施过程中，合思持续关注项目进展，及时解决出现的问题。合思建立了专门的项目团队，负责项目的实施和维护。项目团队定期与好想你沟通，了解项目进展情况，及时解决项目中出现的问题。
转型成果显著可观
- 效率大幅提升
通过合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。减少了90%的人工耗时，大大提高了财务人员的工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案归档和查找，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等工作中。
总部接收减少了80%的管理耗时，优化了管理流程。总部可以通过平台实时获取各分支机构的财务档案数据，进行集中管理和分析。这不仅提高了管理效率，还增强了总部对分支机构的管控能力。
借阅管理减少了67%的管理耗时，提升了档案借阅的便捷性。员工可以通过平台在线申请借阅档案，无需再到档案室办理借阅手续。这大大提高了档案借阅的效率，方便了员工的工作。
- 成本显著降低
预计减少综合成本20万元/年，为企业节省了大量资金。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，好想你在财务档案管理方面实现了降本增效。
客户赞誉口碑相传
好想你相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率和管理水平。新系统的应用，让财务档案管理变得更加规范、高效、便捷。
财务人员反馈，新系统操作简便，一键联查功能让工作变得更加轻松，大大节省了时间和精力。他们对新系统的满意度非常高，认为新系统为他们的工作带来了极大的便利。
公司管理层认为，与合思的合作使企业在文档数字化转型方面迈出了重要一步，为企业的可持续发展奠定了基础。合思的专业服务和技术支持，让企业对未来的发展充满信心。
好想你对合思的专业服务和技术支持给予了高度评价，期待未来有更多的合作。双方将继续携手共进，共同推动企业的文档数字化转型。
在当前数字化时代，众多像好想你这样的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。文档数字化转型是企业发展的必然趋势，合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思，开启文档数字化转型之旅。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，获取更多解决方案，还可免费试用，亲身体验合思的强大功能。
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