在时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以锐不可当之势向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它的出现，犹如一盏明灯，为企业在财务数智化的道路上照亮前行的方向，其重要性和及时性不言而喻。
电子凭证转型：企业的必由之路
在电子凭证数字化转型的大背景下，企业面临着全新的市场形势。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，这意味着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前的市场环境中，企业只有顺应这一趋势，才能在激烈的竞争中立于不败之地。而档案归档规范，正是电子凭证全流程无纸化过程中不可或缺的重要环节，它确保了电子档案的合规性和有效性。
传统档案管理：痛点丛生
传统的财务档案管理方式存在着诸多痛点，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案归档方面面临着巨大的难题。财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不符合档案归档规范的管理要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的问题。其档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。而且，该集团的电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。同时，档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
合思档案：整体解决方案策略
面对企业在传统财务档案管理中存在的诸多痛点，合思档案提出了一套全面的解决方案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，它拥有开放式接口互联和自主采集功能，能够高效地获取各种档案信息。在档案制档过程中，实现了智能关联和自动组装，大大提高了制档效率。在档案管理方面，具备精准的权限管控和灵活的档案目录扩展功能，确保档案的安全和有序管理。在档案利用方面，提供多维检索和一站式预览服务，方便用户快速查找和使用档案。同时，合思档案严格遵循档案归档规范，确保每一个环节都符合相关法规和标准。
核心模块揭秘：功能强大
合思档案的功能蓝图十分丰富，包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理。其涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个核心模块。
在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集各种档案信息。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，以及元数据服务等，为档案的准确归档提供了保障。基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效管理。档案服务模块则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，满足客户在不同场景下的需求。
从业务层来看，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，以及核算系统的财务系统、资金系统等。应用层则包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。在整个过程中，合思档案始终严格遵循档案归档规范，确保每一个档案都能准确、合规地归档。
竞争优势凸显：实力超群
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的资金实力和广泛的服务网络，为合思档案的发展提供了坚实的保障。
合思档案的成长历程也十分丰富。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2024年，电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这些发展历程充分展示了合思档案在电子会计档案领域的领先地位，也体现了其对档案归档规范的严格遵循和不断创新。
成功案例展示：效果显著
众多不同行业的成功案例充分展示了合思档案的实际应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这些案例充分证明了合思档案在遵循档案归档规范的同时，能够为企业带来显著的效益提升。
服务体系完善：客户至上
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务支持。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应客户的需求。
合思档案还提供丰富的档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等，满足客户在不同场景下的需求。无论是档案的归档、管理还是利用，合思都能为客户提供专业、高效的服务，严格遵循档案归档规范，让客户无后顾之忧。
未来展望：前景光明
合思档案在财务数智化领域发挥着重要的作用和价值。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来的发展中，合思档案将继续严格遵循档案归档规范，不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务。
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