会计档案自动化：合思档案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，催促着企业加快财务档案管理的信息化建设。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的要求，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，纸电混合时代的企业，在传统纸质档案管理方面也面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大、储存占地的压力，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，手动逐一匹配核对确认的过程更是枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。

传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，因此保证档案原生性成为实现企业全面数字化的关键。在这样的背景下，企业对专业电子会计档案管理平台的需求愈发迫切。

合思档案：场景多样的解决方案

合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它还能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案：功能强大的全生命周期管理

合思档案涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面，实现了电子会计档案全生命周期管理。
在多源采集方面，合思档案支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备辅助人工整理的功能，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理具备权限管理，精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还提供一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它具备多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案：核心亮点凸显价值

合思档案具有显著的核心亮点，如降本增效、实现业财融合、保障合规等。
在降本增效方面，合思档案能节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
合思档案应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。
同时，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家对于电子会计档案管理的相关政策要求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对数电票等变化。

合思档案：不同角色场景价值尽显

合思档案在不同角色和场景下都能体现出巨大的价值。
对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，审计人员可通过系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计效率和准确性。
在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案：典型场景应用广泛

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。
在企业费控报销场景中，合思档案的费控系统可与税务系统、OA系统、资金系统等多系统连接，实现电子发票、报销单、回单、凭证等的自动匹配和管理，减少人工操作，提高报销效率，确保费用控制合规。
在档案查阅场景下，合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，业务人员可进行授权检索、授权借阅，审计人员可使用证据方案库、进行凭证抽凭查询、穿行调阅，管理人员可查看统计报表、图表展示等。
在审计场景中，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，审计人员可通过系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计效率和准确性。
在实物档案管理场景下，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单等。

合思档案：成功案例见证实力

多个成功案例充分体现了合思档案在不同类型企业中的应用效果和价值。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关政策要求和企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化、档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展、配置化接口方案即开即用；业务检测方案能精细化至元数据层级，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，灵活运用动态API接口延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案：领先定位差异优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程管理。
与传统档案管理方式相比，合思档案能解决企业内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，大幅提升检索效率，确保100%管理合规性。
它拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
此外，合思档案自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，实现财务数字化转型、降本增效、合规运营成为企业的迫切需求。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业在电子会计档案管理方面的需求，推动企业实现全面数字化。

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的研发和服务团队，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质、可靠的服务。

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