在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的关键驱动力。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更是企业优化管理流程、突破传统报销模式困境的重要契机。传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的重重挑战，而电子凭证的无纸化则能够有效解决这些问题。它不仅有利于优化管理流程，还能降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。在采购报销管理方面，合思档案同样发挥着重要作用，助力企业实现更高效的财务流程。
红枣巨头的采购报销管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 多名员工、400 多家全国门店、18 家归档主体、2 万多个零售网点，年凭证数更是达到 3.6 万份。在如此庞大的业务规模下，好想你在采购报销管理及财务归档方面面临着诸多挑战。
在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于业务量巨大，档案遗失的情况难以避免，这给财务工作带来了极大的困扰。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来十分困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。每一次查找档案都需要耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。在采购报销管理流程中，这些问题进一步凸显，导致整个流程繁琐且低效。
合思档案：采购报销管理的破局之钥
合思针对好想你面临的问题，提供了一套全面的解决方案，为其采购报销管理带来了全新的变革。
– 数据同源：采购报销管理的高效引擎
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将采购报销相关的数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就能快速获取所需的信息，大大提升了工作效率。在采购报销管理过程中，数据的实时共享和准确获取使得每一个环节都更加顺畅，减少了人为错误和重复劳动。例如，在审核采购报销单据时，财务人员可以迅速查询到相关的发票、合同等信息，确保报销的真实性和合规性。
– 审计便捷：采购报销管理的合规保障
合思档案实现了自动组装功能，使得内外审计更加便捷。在采购报销管理的审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以快速定位和查询所需的采购报销信息，减少了审计时间和成本。同时，这种以电子档案为主的审计方式也更加符合数字化时代的要求，提高了审计的准确性和可靠性。通过实时监控采购报销数据，能够及时发现潜在的风险和问题，为企业的合规经营提供了有力保障。
– 实物高效管理：采购报销管理的精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。在采购报销管理中，对于涉及实物的采购报销，查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物的位置。这不仅提高了实物管理的效率，还减少了实物丢失和损坏的风险。例如，在采购办公用品的报销过程中，通过电子档案和实物的精准匹配，能够确保每一件办公用品都得到妥善管理和使用，避免了资源的浪费和滥用。
合思档案助力好想你采购报销管理降本增效
在应用合思档案后，好想你在采购报销管理方面取得了显著的成果，实现了降本增效的目标。
– 人工耗时大幅减少
合思档案的应用使得采购报销管理流程更加自动化和智能化，减少了 90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案查找，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。例如，在采购报销审核环节，系统能够自动识别和验证单据信息，大大缩短了审核时间。同时，电子档案的实时调阅功能也使得财务人员能够快速获取所需的信息，提高了工作效率。
– 管理耗时显著降低
总部在接收采购报销相关数据时，管理耗时减少了 80%。通过合思档案的集中管理和数据共享，总部能够实时获取各部门的采购报销信息，无需再进行繁琐的纸质文件传递和整理。在借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。借阅者可以通过电子档案系统快速申请借阅，管理员能够及时审批和处理，提高了借阅效率。
– 综合成本有效控制
预计好想你每年在采购报销管理方面能够减少综合成本 20 万元。这主要得益于人工耗时的减少、管理效率的提高以及资源的合理利用。通过电子档案的管理，减少了纸质档案的存储和维护成本，同时也降低了因档案遗失和损坏带来的潜在损失。
合思档案：采购报销管理数字化未来的引领者
合思档案在助力企业实现采购报销管理数字化转型方面发挥了重要作用，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在采购报销管理领域，合思档案以其先进的技术和丰富的实践经验，为企业提供了全方位的解决方案。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，未来电子会计档案将在企业的采购报销管理中发挥更重要的作用。随着数字化技术的不断发展，电子会计档案将与企业的其他信息系统实现深度融合，为企业提供更加智能化、个性化的服务。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。他们在采购报销管理等方面获得了显著的提升，享受到了数字化转型带来的红利。
如果您的企业也希望在采购报销管理方面实现数字化转型，提升效率、降低成本，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，亲身感受合思档案为采购报销管理带来的变革。
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