在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
然而，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺，仍面临着重重数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在电子凭证入账过程中，存在着诸多误区。逆数字化现象屡见不鲜，许多企业将电子凭证打印成纸质文件入账；伪数字化也较为普遍，把电子凭证转换成图片文件入账；还有非数字化问题，电子凭证需要手工查验合法真实。这些问题导致会计核算出现数据错误和安全漏洞，对经济社会数字化转型成效产生了不利影响。
调研结果显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知严重不足。部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性，且当前处于纸电凭证混合时期，存在着合规风险。传统发票报销流程和财务运作模式远远滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。同时，电子凭证数字化转型具有多样性和复杂性，缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门时难以协同。这些问题使得企业在财务管理中面临着诸多痛点，而文件归档管理更是其中的一大难题。
合思解决方案：构建财务数智化蓝图
合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其卓越的创新能力和丰富的行业经验，为企业提供了一套全面的解决方案，助力企业实现文件归档管理的数字化转型。
合思依托敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，这一生态系统能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为文件归档管理提供坚实的基础。
合思的无需报销分级标准从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段。在数电票和智能化时代，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，有利于推动企业内外数据共享。最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，大大提高了文件归档管理的效率和准确性。
合思提供的解决方案本质上是对企业经济业务数据的数据治理过程。通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF 或 OFD）分离，极大提升了电子凭证归档的存储和利用效率。推动企业经营决策由流程驱动向数据驱动、模型驱动转变，构建新型管理模式，为文件归档管理带来了全新的变革。
财务收支管理平台：文件归档管理的强大引擎
合思财务收支管理平台是企业实现高效文件归档管理的核心工具，它具备一系列强大的核心功能，为企业带来了显著的优势。
差旅申请功能让员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。这一过程方便快捷，大大提高了申请效率，同时也为后续的文件归档管理提供了准确的数据源。
商旅线上订购功能支持机票、酒店等预订服务，还能实现同屏比价。员工可以轻松选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用。同时，该功能支持易商卡线下消费，实现无纸化报销，减少了纸质文件的产生，有利于文件归档管理的数字化。
发票采集功能可自动识别并录入各类发票信息，有效减少了人工输入错误。审核对账功能对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。统一开票功能集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动，提高了工作效率，也为文件归档管理提供了便利。
自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。档案归档功能将所有相关文档资料妥善保存，便于日后查询和分析。该功能还能实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，确保文件归档管理的质量和安全性。
多行业实践：文件归档管理的成功典范
合思的解决方案在不同类型的企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效，为企业的文件归档管理带来了实质性的提升。
某国民经典零食品牌企业，拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂。其原有的差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理难度大。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联等成效，文件归档管理也变得更加高效和有序。
某企业主营业务建设覆盖面广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐。日均处理大量订单均由财务手工操作，内部多系统并行数据不互通。采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，文件归档管理也更加便捷。
某知名头部数字阅读品牌企业，数据分散在内部多系统，业务流程断裂。每月处理大量单据需打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，实现了增效、降本、合规和先进等多方面成效。如提升了档案整理效率、减少了差旅超标情况、保证了财务档案合规等，文件归档管理得到了全面优化。
某世界 500 强旗下教育服务品牌企业，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通。实物存档占用较多物理空间，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散。合思全生命周期的电子化会计档案管理方案帮助企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%，预计到 2024 年将超 97%，文件归档管理实现了质的飞跃。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级。合思的解决方案能帮助企业适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求，尤其是在文件归档管理方面具有显著优势。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，具有良好的口碑和市场反响。企业可以放心选择合思的产品和服务。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。还提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思在多个城市设有服务点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小助手进一步了解相关信息。如果您想提升企业的文件归档管理效率，实现财务数字化转型，不妨点击免费试用，开启全新的财务管理体验。
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