在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理直接迎来新的考验，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的到来，让企业各个层面都深受传统纸质档案管理的困扰。企业高管们面对的是纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间大，且档案数据难以进行有效分析利用的难题。财务人员则不得不耗费大量时间，手动整理核对档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员在报销纸质票据时，更是要经历繁琐的流程。
传统纸质档案管理存在着诸多问题。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本高，存储空间需求大。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据时也无法实现有效利用。更为关键的是，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易因不可抗力而损坏。
好在国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，并且企业需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面且专业的解决方案，助力企业实现发票合规性管理。
领先方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够满足企业不同的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案堪称企业财务档案管理的一大创新。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，为企业的发票合规性管理提供了坚实保障。
档案扩展解决方案则给予了企业更大的灵活性。企业可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步完善发票合规性管理的范畴。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力地保障了财务合规，这也是发票合规性管理的重要环节。
核心功能 铸就卓越优势
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面都具备强大的核心功能与显著优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制的系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可对单张PDF大文件进行智能切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集各类发票数据，为发票合规性管理奠定基础。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，还能让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询分析。此外，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，有效保障了发票合规性管理。
档案管理功能涵盖权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限等。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保了发票数据的安全、有序管理。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索等。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查。支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，极大地提升了发票合规性管理的效率和准确性。
成功案例 彰显卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的实际效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达成了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务与财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本显著降低。数据指标显示关联匹配效率高，凭证与单据关联次数多，有效提升了发票合规性管理水平。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低，为发票合规性管理提供了可靠保障。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索困难，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理可控，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W +/年，有力地促进了发票合规性管理。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理流程复杂，档案利用不便。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询简便高效，有效保障了发票合规性管理。
在当前经济环境下，企业要实现可持续发展，就必须解决财务档案管理难题，而发票合规性管理更是其中的关键环节。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取相关信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，能为企业提供优质的产品和服务。
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